Definicja raportowania statusu projektu

Raportowanie statusu projektu to kluczowy element zarządzania projektem, który obejmuje regularne dokumentowanie i komunikowanie ważnych informacji o postępie projektu do wszystkich zainteresowanych stron. Zadaniem raportowania statusu projektu jest utrzymanie przejrzystości, umożliwienie monitorowania postępów i problemów w projekcie oraz pomoc w podejmowaniu informowanych decyzji. Jest to narzędzie, które jest wykorzystywane przez menedżerów projektu do zarządzania oczekiwaniami, identyfikowania problemów i aby udowodnić, że cel i zakres projektu są na dobrym torze.

Funkcje raportowania statusu projektu

Raportowanie statusu projektu odgrywa wiele kluczowych ról w zarządzaniu projektami. Po pierwsze, jest ono narzędziem do komunikowania postępów w realizacji projektu. Informuje zainteresowane strony, takie jak członkowie zespołu projektowego, kierownictwo i klienci, o tym, gdzie projekt jest aktualnie i gdzie ma być na określonym etapie. Po drugie, raportowanie statusu projektu jest narzędziem do identyfikowania problemów. Jeśli projekt nie postępuje zgodnie z planem, raportowanie statusu projektu pomoże menedżerom projektów dostrzec te różnice, zidentyfikować przyczyny i podjąć kroki w celu ich rozwiązania. Po trzecie, raportowanie statusu projektu jest narzędziem do zarządzania oczekiwaniami. Ilustruje, co już zostało osiągnięte, a co jeszcze pozostaje do zrobienia, pomagając ustalić realne oczekiwania wobec projektu.

Elementy raportowania statusu projektu

Typowy raport statusu projektu obejmuje szereg kluczowych elementów. Po pierwsze, zawiera aktualny status projektu, który pokazuje, gdzie projekt jest w danym momencie w odniesieniu do pierwotnie planowanego harmonogramu. Zawiera także szczegółowy opis postępów, który omawia konkretnie, co udało się osiągnąć, co jest jeszcze do zrobienia i jakie przeszkody napotkano. Większość raportów statusu projektu zawiera również prognozy na przyszłość, które pokazują, jak projekt jest prawdopodobnie ukończony, na podstawie dotychczasowych postępów. W końcu, większość raportów statusu projektu zawiera także plany remedium dla wszelkich problemów, które zostały zidentyfikowane, wskazując, jak te problemy będą rozwiązane.