Sposoby na sprawne zarządzanie czasem w biurze

Coraz więcej z nas decyduje się na powrót do biura z pracy zdalnej. Ci, którzy do momentu wybuchu pandemii COVID-19 przyzwyczajeni byli do pracy „na miejscu” z chęcią wracają w pełnym wymiarze godzin bądź, na początku, w trybie hybrydowym. Jak po długich miesiącach siedzenia z komputerem na kanapie odnaleźć się z powrotem w biurowej rzeczywistości?

Czy efektywne zarządzanie czasem w pracy biurowej i planowanie dnia podczas pracy z domu jakoś szczególnie się różnią? Wydaje się, że raczej nieszczególnie – przy odrobinie dobrych chęci można się przecież sprawnie zorganizować zarówno pracując przy firmowym biurku, jak i z domowej kanapy. W pierwszej kolejności przychodzą jednak do głowy rozpraszacze – trudno bowiem o to, żeby w biurze trudności ze skupieniem powodował gotujący się obiad albo kot przebiegający po klawiaturze.

Pracując wśród ludzi nie da się jednak uniknąć pokusy oderwania się od obowiązków. Nieplanowane rozmowy telefoniczne, podczas których omawiania określonego zadania na pewno zgadacie się ze współrozmówcą na tematy niezwiązane z pracą czy przeciągające się spotkania przy kawie w trakcie przerwy nie są może wielkimi wrogami efektywnej pracy, ale wpływają na nasz poziom koncentracji. Krótkie przerwy co jakiś czas jednak trzeba robić, a całkowite odizolowanie od współpracowników w miejscu pracy nie dla wszystkich jest najlepszym rozwiązaniem.

Co zatem warto wprowadzić do Twojego systemu zarządzania czasem w biurze, by wycisnąć z niego jak najwięcej?

Checklista sprawnego zarządzania czasem w biurze ✅

1. Twórz listy zadań
2. Automatycznie rejestruj czas pracy
3. Używaj narzędzi do zarządzania zadaniami
4. Prowadź kalendarz
5. Rób przerwy, ale nie na pogaduszki
6. Zachowaj względny porządek w dokumentach
7. Wprowadź delegowanie zadań
8. Ustal i komunikuj transparentne cele
9. Dopilnuj, aby cały zespół używał tego samego pakietu narzędzi
10. Mniej czasu w serwisach społecznościowych

✅ Twórz listy zadań

Chcesz mieć szerszą perspektywę dotyczącą czasu potrzebnego do ukończenia swoich zadań? Spisywanie rzeczy do zrobienia danego dnia pomoże ci w szybszej realizacji celów, gdyż jest to doskonały sposób na usystematyzowanie codziennych obowiązków.

W swojej pracy możesz przyjąć taki system, jaki ci najbardziej pasuje – listy kontekstowe dzienne, tygodniowe lub nawet miesięczne, jeśli stojące przed tobą to procesy wymagające większej ilości czasu . W trakcie tworzenia list oddziel różne rodzaje treści i łącz zadania o podobnych wymaganiach, dzięki temu znacznie szybciej będziesz odhaczać kolejne zadania. Zdecyduj na samym początku, które rodzaje tasków są najważniejsze, a nauczy cię to ustalania priorytetów i nie będziesz tracić czasu na to, co jest w danej chwili mniej istotne.

Wytyczanie celów z pomocą listy zadań pomoże ci w krótkim czasie zapanować nad codziennym chaosem i w prosty sposób podnieść efektywność pracy. Sukces tkwi w konsekwentnym dążeniu do zrealizowania wszystkich zadań na liście, nawet jeśli współpracownicy zaglądają ci przez ramię ;).

✅ Automatycznie rejestruj czas pracy

Owszem, narzędzia online zyskały na popularności w ostatnich czasach dzięki pracy zdalnej, jednakże w efektywnej pracy biurowej również są niezastąpione. Skuteczne zarządzanie czasem w pracy opiera się bowiem obecnie na automatyzacji – im więcej zadań możesz rozwiązać z pomocą zewnętrznych aplikacji, tym lepiej, nie tracisz niepotrzebnie czasu na coś, co narzędzie może natychmiast zrobić za ciebie.

Weźmy, dla przykładu, rejestrowanie czasu pracy. Zamiast wpisywać się na listę obecności za każdym razem, gdy pojawiasz się w biurze lub z niego wychodzisz, TimeCamp „odhacza cię” gdy włączasz i wyłączasz komputer. Tak samo w przypadku uzupełniania timesheetów – nie trzeba siedzieć godzinami, by wpisywać zadania godzina po godzinie, gdyż narzędzie samo loguje czas, pracując w tle i przypisuje konkretne aktywności do właściwych projektów.

Narzędzia do rejestracji czasu pracy to też świetne źródło informacji na temat jego, jak wydajnie pracujemy. Na podstawie zebranego czasu TimeCamp generuje raporty zawierające dane dla konkretnego pracownika lub określonej grupy, np. działu czy teau pracującego nad jednym projektem. Dzięki temu zespół ma nie tylko kontrolę nad czasem pracy, ale i może wyciągnąć wnioski dla jeszcze wydajniejszego szacowania środków dla przyszłych projektów i ich panowania. Ponadto, analizując dane z raportów, możesz sam sprawdzić, kiedy w ciągu dnia jesteś najbardziej produktywny i na tym opierać planowanie dalszych działań.

Ponadto, wiedza ta sprawi, że przestaniesz narzekać, że doba jest przynajmniej o godzinę za krótka – podobną godzinę możesz wygospodarować planując czas pracy na podstawie twardych danych z TimeCamp.

👉 Chcę załozyć bezpłatne konto!

✅ Używaj narzędzi do zarządzania zadaniami

Na szczęście automatyzować możesz nie tylko rejestrację czasu pracy. Rynek narzędzi online oferuje narzędzia wykorzystujące rózne metody zarządzania projektami – Agile, Scrum, Waterfall, Kanban czy Lean, do wyboru, do koloru, w zależności od systemu działania w waszej firmie.

Dzięki rozpisywaniu zadań i ich planowaniu w aplikacji online cały zespół ma szybki dostep do realizowanych w tym momencie oraz archiwalnych projektów. W takim przypadku niedostateczna koordynacja pracy zespołu nie wchodzi w grę – każdy jest przypisany do tasków, za które jest odpowiedzialny, a wszystko, co do tej pory zostało ustalone na ich temat zostaje w widoku osobnego taska. Ponadto, narzędzia takie jak TimeCamp Planner, posiadajace funkcję rozbudowanego czatu, ułatwiają komunikację zespołową, więc spokojnie można zaczepić współpracownika w rozmowie 1-1, zamiast odrywać się od pracy by pójść do czyjegoś biurka.

✅ Prowadź kalendarz

Nie ma chyba nic bardziej rozpraszającego w pracy niż wypadające nagle spotkania. Dlatego prowadzenie kalendarza to must-have pracy biurowej, nawet jeśli nasze zadania i ich planowanie nie wymaga częstej współpracy z innymi członkami zespołu.

Kalendarz to najprostsza forma zarządzania czasem pracy. Wystarczy jedno spojrzenie na dany dzień i już wiesz, ile spotkań przed tobą oraz jak dużo możesz zdążyć zrobić w określonym czasie.

Nie musisz oczywiście prowadzić go w formie papierowej – w pracy zespołowej najlepiej sprawdzi się współdzielony kalendarz, króry, aktualizowany na bieżąco, informuje wzajemnie współpracowników o ich dostępności w danym dniu. Dzieki temu można z powodzeniem zaplanować spotkanie, w którym wezmą udział wszystkie zainteresowane osoby, a także wygospodarować czas na rozmowy 1-1.

Z kalendarza online można jednak wycisnąć jeszcze więcej – integracja kalendarza z TimeCamp umożliwia trackowanie czasu bezpośrednio dla spotkań. Administrator konta może zarządzać kalendarzem całego zespołu, a userzy zaś dodać swoje prywatne kalendarze, zarówno Google Calendar jak i te w formacie iCal. Każde przeprowadzone zebranie czy spotkanie samo trafi do timesheetu, więc nie będzie już potrzeby wprowadzania takich informacji manualnie, a co za tym idzie – nie umknie ci nawet minuta z czasu pracy.

✅ Rób przerwy… ale nie na pogaduszki

Potrzeba socjalizacji i swoista tęsknota za osobami z biura są jednymi z najczęściej wymienianych wad pracy zdalnej.

Niektórym z nas brakowało kontaktu twarzą w twarz, który w czasie całkowitej izolacji był po prostu niemożliwy. Stopniowo jednak obostrzenia znoszono, a pracownicy zaczęli wracać do biur z zachowaniem zasad reżimu satnitarnego. Wróciły tak dłuo wyczekiwane rozmowy przy kawie… i choć podczas takich niezobowiązujących pogawędek można czasem uzgodnić znacznie więcej niż na oficjalnych spotkaniach, to gdy się przedłużają, wpływają na efektywne wykonywanie pracy.

Niekontrolowanie długie przerwy, tak samo jak nieplanowane rozmowy telefoniczne, potrafią w krótkim czasie rozproszyć naszą uwagę i odciągnąć nad od dalszych działań. Zamiast tego, zaplanuj krótsze przerwy między kolejnymi zadaniami, w trakcie których przymkniesz oczy na moment albo rozciągniesz ciało obolałe od wielogodzinnego siedzenia przy komputerze. Dzięki nim nie tylko nie tracisz niepotrzebnie czasu, ale i pozwalasz odpocząć organizmowi, by zregenerować siły potrzebne do odhaczania kolejnych zadań z listy.

💡 Ponadto, ważna jest umiejętność radzenia sobie z zagadywaczami – ważne jest, żeby wiedzieć, kiedy powiedzieć dość ;)

✅ Zachowaj względny porządek w dokumentach

Wszyscy, którzy chociaż trochę popracowali w domu wiedzą, ja trudno jest zachować porządek w papierach. W końcu nikogo nie obchodzi niewłaściwy system segregowania dokumentów, jeśli przestrzeń „biurową” trzeba dzielić ze wszystkimi domownikami.

W biurze jednak porządek na biurku nie powinien być szczególnym problemem – od tego jest cale wyposażenie, począwszy od teczek i segregatorów na meblach ułatwiających ich przechowywanie skończywszy. Owszem, większość z nas pewnie przyzna, że spokojnie orientuje się w swoim twórczym bałaganie, ale… przypomnijcie sobie, ile razy marnowanie czasu na szukanie tej jednej, superważnej kartki wpłynęło negatywnie na realizację zadań w ciągu dnia? Takie sytuacje powodują tylko niepotrzebny stres i podniesienie ciśnienia lepiej niż kawa…

Względny porządek to podstawa – i nie mówię tu o biurku wylizanym na błysk, taki stan rzeczy trwa często może pięć minut po sprzątaniu. Mając przed sobą sterty papierów większość z nas odczuwa nie tylko brak motywacji do dalszych działań, ale i frustrację z powodu niezrealizowania zadań, do których potrzebne dokumenty znajdują się z pewnością z którymś z tych stosów.

W gruncie rzeczy, codzienny rytuał porządkowania to nie tylko mniej stresu, ale i głowa wolna od wyrzutów sumienia ;). Kto wie, może układając dokumenty w koszulkach odprężysz się i poczujesz prawdziwą satysfakcję…

✅ Wprowadź delegowanie zadań

Na efektywność pracy zespołu składa się praca wszystkich jego członków. Często bywa jednak tak, że jeden pracuje, a reszta patrzy, ewentualnie dołoży swoje trzy grosze, ale za to chętnie podpisze się pod sukcesem projektu.

Są takie obowiązki, do których najwygodniej jest nam zabrać się w pojedynkę. Ale myślenie, że tylko my jesteśmy w stanie dobrze je wykonać, jest złudne i niebezpieczne – prowadzi do tego, że zarówno my bierzemy więcej na siebie, jak i pracownicy są zdezorientowani nierównym podziałem pracy. Zdezorientowani na początku, a później… wszyscy wiemy, że człowiek szybko się do dobrego przyzwyczaja.

W pracy biurowej znacznie łatwiej jest zadbać o „kontrolę” wykonywanej pracy.

💡 Nie chodzi jednak o ciągłe zaglądanie pracownikowi przez ramię, a możliwość przegadania palących tematów czy uzyskania pomocy na miejscu, bez potrzeby umawiania się na calla czy wymieniania nieskończonej ilości maili.

Ponadto, nie musimy naginać własnego grafiku, żeby znaleźć czas potrzebny do ukończenia określonego zadania. Z pewnością są w naszym zespole osoby, które nie tylko mają właściwe umiejętności, ale także bez problemu znajdą wolny czas. Skuteczne zarządzanie zespołem opiera się bowiem na takim zaplanowaniu czasu, aby wszyscy, w równym stopniu, mogli partycypować w projektach (zwłaszcza, gdy szacowanie długości zadań odbywa się automatycznie dzięki narzędziom do mierzenia czasu projektów).

✅ Ustal i komunikuj transparentne cele

Grupy projektowe pracujące w biurze mogą mieć tendencję do zapominania o określaniu celów zadań, co może mieć negatywny wpływ na dotrzymywanie terminów. Skoro wszyscy są na miejscu, to zawsze można coś uzgodnić na szybko, dograć szczegóły… otóż, nie zawsze jest to takie proste, zwłaszcza gdy mamy pełne ręce roboty.

W efektywnej pracy ważne jest, by zdefiniować efekt zadania i tak zaplanować wszystkie kroki, by ten rezultat osiągnąć w założonym czasie. Niezależnie od tego, czy pracujemy w biurze czy w domu, cały zespół musi dokładnie wiedzieć, jakie są cele danego projektu i jakie zadania wpływają na ich wykonanie.

💡 Transparentność działań wpływa pozytywnie nie tylko na wykonanie zadania, ale również na komunikację w zespole – każdy wie, co ma robić i jakiego planu się trzymać, aby dowieźć projekt z dobrym skutkiem i czasie.

✅ Dopilnuj, aby cały zespół używał tego samego pakietu narzędzi

W ciągu ostatnich lat zarządzanie czasem w pracy i planowanie zadań stało się znacznie łatwiejsze dzięki ogólnodostępnym, łatwym w obsłudze narzędziom online. Ich wykorzystanie stało się powszechniejsze w czasach pracy zdalnej wprowadzonej po wybuchu pandemii COVID-19. Czy w pracy biurowej są równie potrzebne?

Pewnie, że tak, ale niech to będzie jeden, spójny zestaw aplikacji, do którego dostęp będą mieli wszyscy członkowie zespołu.

Mimo że wszyscy są na miejscu, warto z nich korzystać, gdyż stanowią one idealny punkt odniesienia do naszych działań. Narzędzie takie pozwala trzymać wszystkie potrzebne dokumenty w jednym miejscu, przypisane do konkretnego projektu lub zadania. W zależności od posiadanych funkcji, narzędzia takie oferują np. tworzenie list zadań, co niezwykle pomaga w konsekwentnym dążeniu do wypełnienia założonego planu.

To samo dotyczy narzędzi ułatwiających komunikację zespołową. Po co wymieniać nieskończone łańcuszki emaili, skoro cały zespół może korzystać z jednej platformy? Dzisiejsze komunikatory to zdecydowanie coś więcej niż czat – to miejsce, gdzie pracownicy mogą rozmawiać ze sobą bezpośrednio lub w grupach, wymieniać się plikami i gromadzić je, czy też pracować wspólnie na dokumentach w czasie rzeczywistym. Co więcej, korzystanie z narzędzi takich, jak TimeCamp Planner umożliwia zamianę każdej wiadomości w zadanie. Pomysły omawiane przy kawie mogą umknąć, ale te pojawiające się w trakcie rozmów online – nigdy ;)

✅ Mniej czasu w serwisach społecznościowych

Z racji tego, że niemal każdy ma dziś nieskrępowany dostęp do internetu, naprawdę niełatwo jest się zupełnie wylogować do świata offline – nawet będąc w pracy. Tymczasem badania naukowe portalu Statista wskazują na to, że z roku na rok wzrasta czas, który spędzamy w serwisach społecznościowych – ze średnio 145 minut dziennie w 2021 r. do 147 w 2022 r. w skali świata. A kto nigdy nie siedział na fejsie w pracy niech pierwszy rzuci kamieniem…

💡 Tymczasem, umówmy się – rzadsze korzystanie z social mediów w pracy pozwala zdobyć dodatkowy czas znacznie prościej niż wyszukane techniki zarządzania lub najbardziej przydatny kurs i szkolenia online.

Jeśli jednak naprawdę potrzebujesz co jakiś czas zerknąć na storiski od Make Life Harder, zaczekaj przynajmniej do momentu aż ukończysz zadanie nad którym obecnie pracujesz. Tu sprawdzi się organizacja pracy z techniką Pomodoro, która w najbardziej pierwotnej wersji polega na pracy w określonych cyklach czasowych. Długość przedziału dostosuj do własnych potrzeb – sam wiesz ile mniej więcej zajmują ci wszystkie ważne zadania.

Pamiętaj również, że w pracy biurowej znacznie łatwiej o bycie przyłapanym na wymigiwaniu się od obowiązków. A jeśli zamiast pracować przez cały dzień przełączasz się między Instagramem, a Twitterem, sprawdzając w międzyczasie prywatną pocztę lub pokonując wrogów w Genshin Impact, to wielkich wyników z tej pracy nie będzie…

👉 Wszystko z głową ;)

Efektywne zarządzanie czasem w pracy biurowej nie musi polegać na wielkich wyrzeczeniach i skupianiu się jedynie na wykonywanych obowiązkach. W końcu jesteśmy tylko ludźmi, a nie zaprogramowanymi maszynami i każdy z nas łatwo ulega pokusom oderwania się od realizacji zadań, chociaż na momencik. Oprócz wcielenia w życie powyższych wskazówek sprawdź od czasu do czasu, czy nie zaśmiecasz swojej listy zadań oraz czy twoja organizacja pracy nie koliduje czasem ze stylem pracy twoich współpracowników. Trudno, by cały zespół mógł efektywnie pracować, gdy wasz work style się nie zazębia ;)

Chcesz dorzucić jakąś wskazówkę do tego, by zarządzanie czasem w biurze było jeszcze prostsze?

Zostaw ją w komentarzu!