Praca hybrydowa i powrót do biura: co po pracy zdalnej?

Pandemiczny boom na pracę zdalną powoli dobiega końca – coraz więcej firm zarządza powrót pracowników do biura, spada też odsetek ogłoszeń oferujących pracę z domu. Czy jednak pracownicy są chętni i gotowi do powrotu do rzeczywistości biurowej, a pracodawcy wiedzą jak proces powrotu przeprowadzić bezboleśnie?

Sprawdź:

Czy praca hybrydowa to to faktycznie efektywny kompromis potrzeb pracowników i pracodawcy?
Komu powrót do biura przyniesie więcej korzyści – pracodawcy czy pracownikom?
Jak pomóc pracownikom odnaleźć się na nowo w pracy biurowej?
Jak ewidencjonować czas pracy stacjonarnej i hybrydowej – czym zastąpić papierowe listy obecności pracownika?

Mierz i analizuj czas pracy zdalnej, hybrydowej i w biurze z TimeCamp

Praca hybrydowa czy całkowity powrót do biura?

Jaki model preferują pracownicy, a jaki pracodawcy i dlaczego?

Praca zdalna w pełnym wymiarze, początkowo uwielbiana za elastyczność i wygodę, dziś powoli traci zwolenników. Według badań Pracuj.pl coraz więcej właścicieli firm ogłasza powrót do biura całego zespołu, a jedynie 16% pracowników spośród próby badawczej chciałoby pracować w stu procentach zdalnie.

Z kolei prawie połowa ankietowanych wybrałaby jednak pracę w trybie hybrydowym – częściowo w siedzibie firmy, a częściowo poza nią.

Pracownicy wolą model hybrydowy, gdyż pozwala on na większą elastyczność i sprzyja utrzymaniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, co może wpływać na wyższe zaangażowanie.

Z punktu widzenia pracodawcy, ciągła obecność w biurze ułatwia tradycyjne formy współpracy, sprzyja też utrzymaniu spójnej kultury organizacyjnej, ale wymaga większych nakładów finansowych i nie zawsze odpowiada na potrzeby dzisiejszego rynku pracy.

Ostateczny wybór i dostosowanie harmonogramu pracy powinny być podyktowane wnikliwą analizą charakteru danej działalności, potrzeb pracowników oraz możliwości technicznych i logistycznych organizacji.

Jak prowadzić listę obecności pracownika w biurze i w modelu hybrydowym?

Czy jedno narzędzie do ewidencji czasu pracy będzie adekwatne do generowania listy obecności pracowników zatrudnionych w różnych formach, w tym w warunkach elastycznego czasu pracy?

Powrót do biura lub praca w trybie hybrydowym nie oznacza konieczności wyboru nowego sposobu ewidencji czasu pracy. Elektroniczne listy obecności pracownika, takie jak TimeCamp, sprawdzają się w każdym modelu zatrudnienia i niezależnie od branży. Ponadto wymagają niskiego nakładu pracy ze strony pracodawcy i pracownika – praktycznie wypełniają się same.

Czy papierowa lista obecności jest obowiązkowa?

Nie, papierowa lista obecności pracowników nie jest obowiązkowa. Każdy pracodawca zobowiązany jest jednak do prowadzenia ewidencji czasu pracy, lecz zapisy Kodeksu Pracy w sprawie dokumentacji pracowniczej nie precyzują dokładnie w jaki sposób.

Taka dowolność wyboru umożliwia korzystanie z elektronicznej listy obecności pracownika, bez konieczności comiesięcznego podpisywania papierowych dokumentów, potwierdzenia ustnego lub wysyłania maili do pracodawcy informujących o rozpoczęciu i zakończeniu pracy.

Dlaczego warto używać elektronicznych list obecności pracownika do ewidencjonowania czasu pracy w zespole rozproszonym?

Listy obecności online przypisane są osobno do każdego pracownika, a mierzenie czasu pracy w tle czy ręczne wypełnianie timesheetów automatycznie informuje program o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Raport obecności, tak jak na papierowa lista obecności, zawiera imię i nazwisko pracownika, więc możesz pobrać go w formacie PDF i wydrukować, jeśli w twojej firmie preferujecie przechowywanie dokumentacji w formie papierowej. Podpis pracownika nie jest wymagany.
Rejestrator czasu pracy informuje również o wcześniejszych wyjściach – wystarczy spojrzeć na godzinę zakończenia pracy i sprawdzić ile godzin pracownik przepracował w danym dniu.

Ponadto, programy do ewidencji czasu pracy takie jak TimeCamp umożliwiają prowadzenie dokumentacji pracowników zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy.

Zarejestruj się za darmo już dziś!

Jak z pomocą rejestratora czasu pracy usprawnić komunikację i współpracę w zespole rozproszonym?

I jak zachęcić pracowników do używania programu do ewidencjonowanie czasu pracy?

Powrót do biura nie musi dotyczyć wszystkich zatrudnionych. Zespoły rozproszone, w których część pracowników pracuje z biura lub hybrydowo, a reszta zdalnie to nowa rzeczywistość, a ich sprawne funkcjonowanie ułatwiają narzędzia typu SaaS służące do ewidencjonowania czasu pracy i analizy produktywności zespołu.

W jaki sposób elektroniczne listy obecności pracownika wspomagają pracę zespołów rozproszonych?

Korzystanie z jednego, wspólnego narzędzia daje pracownikom hybrydowym poczucie współdzielenia przestrzeni z resztą zespołu, mimo że nie przebywają z nimi w jednym miejscu pracy.
Jedno narzędzie online zamiast stosu papierowych dokumentów jest dobrym rozwiązaniem w kwestii bezpieczeństwa danych zatrudnionych osób. Rejestratory czasu pracy, takie jak TimeCamp, są zgodne z polskimi i unijnymi prawach o ochronie danych osobowych.
Program do ewidencjonowania czasu pracy umożliwia również raportowanie i usprawiedliwianie nieobecności, więc cały zespół pozostaje na bieżąco z dostępnością innych pracowników, niezależnie od tego, czy pojawiają się w zakładzie pracy, czy nie.

Jak dostosować kulturę organizacyjną do pracy biurowej i hybrydowej?

Jakie zmiany wprowadzić, by zachęcić zespół do powrotu do biura lub pracy w trybie hybrydowym?

Lwia częśc pracowników biurowych została „zesłana” na pracę zdalną dość gwałtownie, w wyniku rozporządzeń Ministerstwa Zdrowia z początku pandemii. Nie oznacza to jednak, że sprowadzanie pracowników do biura powinno odbywać się równie gwałtownie.

Jeśli planujesz koniec pracy zdalnej w swojej firmie, spróbuj wykorzystać poniższe wskazówki.

Praca hybrydowa i powrót do biura: prowadzaj zmiany stopniowo

Po pierwsze – jeśli nie ma takiej potrzeby, nie ściągaj swoich pracowników zdalnych do biura na siłę i w najkrótszym możliwym terminie. Przez ostatnie pięć lat zdążyli się przyzwyczaić do pracy w domu, osiągnęli własny work-life balance, a często dzięki elastycznemu grafikowi mogą dzielić obowiązki zawodowe z opieką nad dziećmi lub zwierzęciem.

Zanim zaproponujesz pracownikom powrót do biura w pełnym wymiarze godzin, rozważ tymczasowe wprowadzenie hybrydowego trybu pracy.

Faza testowa i ewaluacja wniosków: Zaplanuj okres aklimatyzacyjny, polegający na podzieleniu tygodnia pracy np. na dwa dni przepracowane w zakładzie pracy, a pozostałe trzy poza nim. W tym czasie monitoruj produktywność i zaangażowanie pracowników (np. za pomocą raportów produktywności w TimeCamp) i porównuj wydajność dom vs biuro. A przede wszystkim, konsultuj zmiany dotyczące harmonogramu pracy ze swoim zespołem.
Elastyczność w dostosowywaniu polityk na podstawie feedbacku: Zadbaj o regularny feedback ze strony swoich pracowników, np. w trakcie spotkań 1:1 lub poprzez anonimowe ankiety typu Workleap Officevibe lub Leapsome. Dzięki proaktywnemu podejściu do oczekiwań zatrudnionych znacznie łatwiej będzie ci przekonać ich do powrotu do pracy biurowej.

Praca hybrydowa: stwórz przestrzeń biurową wspierającą współpracę

Jeśli jeszcze przed wprowadzeniem pracy zdalnej wasze biuro pozostawiało wiele do życzenia, a od tego czasu niewiele się zmieniło, to nic w tym dziwnego, że pracownicy nie będą mieli ochoty pojawiać się w biurze częściej niż potrzeba.

Rozważ wprowadzenie zmian, które pomogą pracownikom na nowo zaklimatyzować się w przestrzeni biurowej.

Przeorganizuj biuro: Jeśli fundusze na to pozwalają, przytosuj przestrzeń do potrzeb różnych warunków pracy. Pracownikom kreatywnym przyda się open space, działom customer success i sprzedaży – pokoje konferencyjne, a tak naprawdę każdemu, niezależnie od profesji – strefy ciszy ułatwiające skupienie.
Zaoferuj nowy sprzęt: Rozważ zakup urządzeń i narzędzi wspierających pracę hybrydową lub rozszerz subskrypcje już używanych produktów. Wiadomość o zakupie nowych sprzętów biurowych z pewnością przyciągnie do biura nawet najbardziej niezdecydowanych pracowników.

Ustal harmonogramy i ramy czasowe dnia pracy

Przedyskutuj z pracownikami harmonogram powrotów do biura. Transparentność zasad przejścia w tryb hybrydowy jest najlepszym gwarantem przychylności pracowników wobec nowego porządku.

Dostosuj harmonogram pracy: Dowolność może wprowadzić chaos, więc ustal z pracownikami kiedy będą pojawiać się w biurze, a kiedy nadal pracować zdalnie. I choć na początku może być trudno ustalić sztywny podział na dni w biurze i dni pracy z domu, po kilku tygodniach sytuacja powinna się unormować.
Ustal zasady dotyczące spotkań: W trybie zdalnym, jak i hybrydowym (zwłaszcza przy elastycznym grafiku pracy) warto ustalić godziny obowiązkowe – zakres czasu pracy w ciągu dnia, kiedy wszyscy pracownicy muszą być dostępni, np. między 10:00 a 15:00. W tym czasie możecie planować spotkania bez obaw, że zabraknie króregoś z uczestników.

Stosuj się do zasad kultury zaufania i odpowiedzialności

Otwarcie komunikuj pracownikom powody oraz cele stojące za przejściem na model hybrydowy: czy jest to chęć wzmocnienia współpracy, lepszego wykorzystania zasobów biurowych, czy może poprawa produktywności.

Z drugiej strony, dbałość o otwartą komunikację, organizowanie spotkań konsultacyjnych i wdrożenie przejrzystych procedur (np. jasnych harmonogramów czy zasad rejestracji czasu pracy) wzmacniają poczucie, że firma ufa swoim ludziom i liczy się z ich zdaniem.

Przekaż odpowiedzialność za realizację zadań: Naturalną konsekwencją wprowadzania modelu hybrydowego jest konieczność zmiany stylu zarządzania na pracę projektową i zadaniową. Wyznaczaj klarowne cele i oczekiwania, oddając przy tym członkom zespołu odpowiedzialność za planowanie i realizację tych zadań wedle przyjętego harmonogramu pracy i w ramach ustalonych wytycznych.
Mierz czas pracy, ale rozliczaj zespół wedle osiąganych rezultatów: Wsłuchaj się się w obawy i potrzeby zespołu – szczególnie tych osób, które obawiają się utraty elastyczności i powrotu do „sztywnego” czasu pracy w biurze.

Bezbolesne przejście z pracy zdalnej na tryb hybrydowy i pełnowymiarową obecność w biurze powinno odbywać się na zadadzie współpracy między kadrą zarządzającą a pracownikami. Proaktywne podejście obu stron sprawi, że .

Wypróbuj TimeCamp i mierz czas pracy hybrydowej i w biurze za darmo.

Załóż bezpłatne konto juz dziś!

Źródła:

https://media.pracuj.pl/331481-polacy-stawiaja-na-prace-hybrydowa-badanie-pracujpl

https://www.cbre.com/insights/reports/european-office-occupier-sentiment-survey-2024

https://businessinsider.com.pl/praca/koniec-pracy-zdalnej-do-biur-maja-wrocic-nawet-pracownicy-z-zagranicy/ptsdsmd

Zerknij na nasze inne posty

Ola Rybacka Product Marketer i Content Specialist w TimeCamp. Pracuje zdalnie od ponad dziesięciu lat i wie, jak nie zwariować, gdy dom jest jednocześnie miejscem pracy i odpoczynku. Zna TimeCamp od podszewki, co widać w artykułach i filmach, gdzie przekłada techniczny żargon na coś bardziej reader-friendly. A po pracy? Manga, anime i kucie do egzaminu JLPT.