Jak priorytetyzować zadania swoje i zespołu?

Miewasz czasem poczucie, że liczba Twoich zadań Cię przerasta a każde kolejne jest ważniejsze od poprzedniego? Nagle zaczynasz tracić energię na zastanawianie się, które z nich powinno być wykonane w pierwszej kolejności a które może poczekać. Stajesz się kłębkiem nerwów, kiedy gonią Cię terminy a zespół oczekuje, że wywiążesz się z wszystkiego do czego się zobowiązałaś/eś.

Nie przejmuj się, nie jesteś jedyną osobą, którą przerasta nadmiar zadań i ich nieuporządkowanie. Aby zapobiegać takim sytuacjom przychodzimy Ci z pomocą, opisując kilka technik ułatwiających priorytetyzację. Znajdziesz tutaj wskazówki i narzędzia, z którymi zaplanujesz pracę Twoją i Twojego zespołu.

Spis treści

1. Metody priorytetyzacji zadań
   1. Stwórz listę zadań
   2. Wykorzystaj macierz Eisenhowera
   3. Wypróbuj metodę ABCDE
   4. Sprawdź metodę P.O.W.E.R.
   5. Nie wpadaj w panikę
   6. Zmierz, ile czasu zajmuje Ci wykonanie zadania
2. Podsumowanie

Metody priorytetyzacji zadań

Przed Tobą kilka metod priorytetyzacji zadań, przetestuj je i wybierz najlepszą dla siebie!

1. Stwórz listę zadań

Pamiętasz to przysłowie: strach ma wielkie oczy? Podobnie jest z zadaniami… Ustalanie priorytetów powinniśmy zacząć od spisania wszystkich zadań, jakie są do wykonania. Jeśli uspokoi Cię to bardziej, zawrzyj na liście również to, co masz do zrobienia w życiu prywatnym. Możesz wykorzystać do tego najprostszy sposób, jakim jest kartka i długopis, a możesz skorzystać z gotowych narzędzi do zarządzania zadaniami. Wybór należy do Ciebie.

Kiedy już zobrazujesz sobie wszystko to, co jest do wykonania spójrz na swoją listę zadań jeszcze raz i podkreśl zadania ważne, takie, którym nadajesz najwyższy priorytet lub po prostu te, których wykonania nie można odłożyć w czasie. Konsekwentnie odhaczaj każde z nich, jednocześnie obserwując, jak duży progres czynisz. To nie tylko dobry sposób na priorytetyzację zadań, ale również na motywację do dalszego działania.

2. Wykorzystaj macierz Eisenhowera

Możliwe, że mimo sporządzenia listy zadań, wciąż nie będziesz potrafił/a nadać odpowiedniego priorytetu, szczególnie w momencie, kiedy wszystko wydaje się być pilne i ważne. W tym momencie z pomocą przychodzi macierz Eisenhowera, metoda priorytetyzacji zadań stosowana przez byłego prezydenta Stanów Zjednoczonych Dwighta Eisenhowera. Jej głównym celem jest ocenianie zadań pod kątem ważności i pilności, a następnie decydowanie, które z zadań należy do jakiej ćwiartki. Na rysunku poniżej możesz zobaczyć jak to dokładnie wygląda.

Pierwsza ćwiartka to miejsce na zadania ważne i pilne, czyli takie, które trzeba wykonać w pierwszej kolejności. Bez realizacji ich nie można przejść dalej. Zadania ważne to takie, których niewykonanie może przynieść negatywne konsekwencje, np. brak oddania projektu klientowi na czas narazi nas na kary umowne. A zadania pilne to te, na których wykonanie pozostało nam niewiele czasu. Przykładem może być oddanie tekstu do 15 czerwca, gdy dziś mamy już 14.

Druga ćwiartka to zadania ważne, ale niepilne, więc takie, które nie są najważniejsze, ale również nie możemy o nich zapomnieć. Warto wcześniej zaplanować czas na ich wykonanie i tego planu się trzymać.

Trzecia ćwiartka to zadania pilne, ale nieważne. Zwykle są to zadania lub raczej problemy, które wymagają natychmiastowej reakcji. Być może blokują one wykonywanie pozostałych zadań lub zaburzą pracę w dłuższej perspektywie. Warto jednak zastanowić się, czy można je oddelegować komuś innemu.

Ostatnia ćwiartka – czwarta, to zadania nieważne i niepilne, czyli wszystkie te, których niewykonanie nie zakończy się końcem świata. Możesz je z łatwością odłożyć na ewentualny wolny czas lub całkowicie o nich zapomnieć.

Być może metoda ta może wydać się nieco skomplikowana, szczególnie jeśli nie do końca odnajdujesz się w swoich priorytetach lub jesteś niedoświadczonym pracownikiem. Dlatego na początku można zastosować pewne ułatwienie i numery ćwiartek zastąpić odpowiednimi słowami:

• Ćwiartka 1 – Zrób 
• Ćwiartka 2 – Zaplanuj
• Ćwiartka 3 – Deleguj 
• Ćwiartka 4 – Usuń

3. Wypróbuj metodę ABCDE

Metoda ABCDE jest przeznaczona dla osób, które niekoniecznie entuzjastycznie podchodzą do skomplikowanych wykresów i tabel. Jest ona o tyle łatwa, że zajmuje tylko kilka chwil, ale też o tyle trudna, że musimy być świadomi priorytetów, jakie nadajemy i umieć robić to dobrze. Ale na czym tak naprawdę polega metoda ABCDE? Przedstawię Ci ją w trzech prostych krokach.

1. Krok pierwszy to ponownie stworzenie listy zadań. Wypisz na niej wszystko, co masz danego dnia czy tygodnia do wykonania. Pamiętaj, że nawet najmniejsze zadania również zajmują czas, więc nie zapomnij ich zawrzeć.
2. Do każdego z zadań dopisz literę od A do E, gdzie A oznacza najważniejsze zadania, te na pierwszym miejscu Twojej drabiny priorytetów, a E – te bez znaczenia, najmniej istotne, nie wymagające Twojej uwagi. Co ważne, każdej litery możesz użyć kilkukrotnie.
3. Krok trzeci to uporządkowanie zadań pod kątem priorytetów w grupach liter, która stworzyłaś/stworzyłeś. Do każdego zadania w grupie B dopisz cyfrę oznaczającą jego ważność, np. B1, B2, B3. Powtórz tę czynność z każdą z grup i gotowe! Twoja lista priorytetów jest ustalona.

4. Sprawdź metodę P.O.W.E.R.

Metoda P.O.W.E.R. nie do końca odpowiada na pytanie: jak priorytetyzować zadania, a bardziej jak priorytetyzować propozycje i spotkania. Możesz ją wykorzystać w momencie, kiedy dostaniesz zaproszenie na konferencję, spotkanie biznesowe, lunch czy inne zawodowe wydarzenie. Za pomocą pięciu prostych kategorii pozwala zdecydować, czy coś jest warte naszego czasu i zaangażowania. Poznajmy więc te kryteria.

1. P jak Priorities – odpowiedz sobie na pytanie czy propozycja jest zgodna z Twoimi priorytetami, celami, strategią, czy nie kłóci się z wyznawanymi przez Ciebie wartościami i polityką, jaką stosujesz.
2. O jak Opportunities – zastanów się co możesz zyskać dzięki tej propozycji, jakie daje Ci korzyści, czy da nowe możliwości, czego możesz oczekiwać w zamian.
3. W jak Who – to jedno z ważniejszych pytań. Pomyśl, kto stoi za daną propozycją i czy ta osoba jest Ci sprzyjająca, czy nie wypełniasz czyichś życzeń, nie działasz wbrew sobie dla kogoś innego, czy jest to ktoś, komu możesz zaufać i jaki wpływ ma na Ciebie ta osoba.
4. E jak Expectations – przeanalizuj jakie są Twoje oczekiwania, co będzie należeć do Twoich obowiązków, jaką odpowiedzialność musisz wziąć na siebie, czy musisz coś poświęcić, zainwestować, zmienić.
5. R jak Real – to kryterium dotyczy bezpośrednio Ciebie i Twoich odczuć. Jakie emocje wzbudziła w Tobie ta propozycja, czy jesteś szczery wobec siebie, czy masz ochotę to zrobić, czy czujesz, że to jest właśnie to.

Być może uważasz, że mnogość pytań to przerost formy nad treścią w przypadku niewielkiej propozycji, ale metoda ta pozwala spojrzeć z innej, często szerszej perspektywy, nierzadko uniknąć konsekwencji czy zawodowych wpadek wynikających z podjęcia decyzji pod wpływem impulsu lub po prostu upewnić się w przeczuciach, które nami kierują.

5. Nie wpadaj w panikę

Nawet jeśli twoja lista zadań jest długa, a Ty nie masz pojęcia od czego zacząć, pamiętaj, aby nie wpadać w panikę i trzymać się wyznaczonych celów. Niewielu z nas wie jak priorytetyzować zadania, ponieważ ustalanie priorytetów nigdy nie było przedmiotem w szkole czy na studiach. Do tego jak to robić musimy dojść sami, lub z pomocą przedstawionych powyżej technik.

Jednak najważniejsze zadanie, jakie przed Tobą stoi to zachowanie spokoju i opanowanie stresu. Pomocna w tym momencie jest wizualizacja wszystkiego tego, co mamy do zrobienia, np. w formie listy zadań. Pozwoli to spojrzeć na chłodno, zrozumieć ile zadań tak naprawdę wymaga naszej uwagi i uspokoić natłok myśli, który może objawiać się chęcią wykonania zadań za wszelką cenę i w jak najkrótszym czasie.

6. Zmierz, ile czasu zajmuje Ci wykonanie zadania

Twoja lista zadań jest cykliczna a rzeczy ważne powtarzają się regularnie? Sprawdź, ile czasu poświęcasz na konkretne sprawy i w konsekwencji planuj i ustalaj priorytet najdokładniej jak potrafisz.

Do monitorowania czasu spędzanego nad zadaniami użyj TimeCamp’a. To polskie narzędzie do trackowania czasu, pokazujące w przejrzysty sposób minuty lub godziny przeznaczone na konkretny projekt bądź zadanie. Ten time tracker automatycznie mierzy czas i generuje szczegółowe raporty, które mogą pokazywać nie tylko czas Twojej pracy, ale również Twojego zespołu. Wiedza, jaką daje Ci TimeCamp pozwala ustalać priorytety, zwiększać Twoją efektywność oraz minimalizować marnowanie czasu w przyszłości.

Podsumowanie

Ustalanie priorytetów zadań to wciąż trudna do zdobycia umiejętność, której rozwój wymaga różnych doświadczeń, prób i błędów, ale z pewnością ułatwiająca planowanie pracy zespołu.

Powiedzmy sobie szczerze – każdy z nas chciałby unikać tej czynności i od razu przejść do wykonywania zadań… Jednak mamy nadzieję, że dzięki tej krótkiej liście przedstawiającej metody priorytetyzacji zadań staniesz się ekspertem w tej dziedzinie i już żadna lista zadań nie sprawi Ci problemu.

Wypróbuj wyżej wymienione techniki i przekonaj się, jakie to proste!