Strona główna /

Programy do ewidencji czasu pracy: 10 najlepszych aplikacji na 2025 r.

Programy do ewidencji czasu pracy: 10 najlepszych aplikacji na 2025 r.

  • Ola Rybacka
  • 14 marca, 2025
  • 9 minut czytania
post image

Najlepsze programy do ewidencji czasu pracy to te, które działają zgodnie z polskim prawem. Ewidencja pracy to obowiązek pracodawcy, który reguluje zarówno Kodeks Pracy, jak i Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

W wielu przypadkach ewidencjonowanie czasu pracy, typów dni, nieobecności czy urlopów – stanowi niemałe wyzwanie. To mocno absorbujące zajęcie, którym zwykle zajmuje się dział kadr. Na szczęście, rozwój technologiczny i coraz lepsza dostępność narzędzi do elektronicznej rejestracji czasu pracy sprawia, że procesy związane z ewidencjonowaniem można zautomatyzować.

Zgłębimy więc dziś temat, byś mógł dowiedzieć się, czy Twoja firma powinna postawić na ewidencjonowanie czasu pracy.

Jak prowadzenie rejestracji czasu pracy online jest ujęte w polskim prawie?

Prowadzenie ewidencji to obowiązek zarówno pracodawcy, jak i pracownika, niezależnie od miejsca pracy i tego, ile pracowników zatrudnia firma. Zgodnie z kodeksem pracy, pierwszy z nich powinien umożliwić osobom zatrudnionym w należącym do niego przedsiębiorstwie sposoby monitorowania czasu pracy. Obowiązkiem pracownika jest skorzystanie z z tych możliwości, a co za tym idzie, dokumentowanie przepracowanych godzin i jest to niezależne od tego, czy przebywa w miejscu pracy, czy w domu.

Obecne przepisy prawa pracy jasno wskazują również, że konieczna jest ewidencja czasu pracy osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia.

Wśród zapisów kodeksu pracy próżno jednak szukać informacji o sposobie prowadzenia rejestracji czasu pracy. Dzięki temu, pracodawca może sam decydować jak wygląda proces gromadzenia danych o grafiku pracy w firmie.

Kogo nie obejmuje ewidencja czasu pracy?

Rejestracja czasu pracy nie jest obowiązkowa:

  • W przypadku pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej lub godziny nadliczbowe.

  • Pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy.

  • Osób, które zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy.

Dla jakich firm jest ewidencja czasu pracy online?

Systemy rejestracji czasu pracy są dla wszystkich firm, które nastawione są na maksymalizację zysków poprzez lepsze gospodarowanie zasobami w projektach. Zamiast zastawiać się „czy ewidencja czasu pracy sprawdzi się w naszej firmie”, lepiej zadać pytanie „czym rejestrować godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy”.

Ewidencja czasu pracy pracowników online to bowiem nie tylko prowadzenie elektronicznej listy obecności i grafiku pracy.

Dane zgromadzone przez program dostarczają cennych danych w czasie rzeczywistym o:

  • Wydajności i produktywności zespołu.
  • Statusie każdego projektu.

  • Budżecie projektu, szczególnie w przypadku porównywania planowanego zużycia zasobów z bieżącymi wydatkami.

  • Liczbie rozliczalnych godzin zarejestrowanych dla projektu, co służy sprawnemu rozliczania czasu pracy.

Ponadto, większość programów do rejestracji czasu pracy umożliwia również:

  • Wysyłanie elektronicznych wniosków urlopowych.
  • Rozliczanie wszelkich nieobecności.
  • Zgodność planu pracy z przepisami, np. zapewnianie pracownikom odpoczynku dobowego.
  • Bezpośrednie połączenie z programami kadrowo płacowymi.

Znacznie usprawnia to pracę działu kadr i zapewni terminowe rozliczenia pracowników.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy a RODO

Przepisy związane z RODO wykluczają prowadzenie zbiorczej rejestracji czasu pracy. Elektroniczna lista obecności jest zgodna z zapisami, o ile dostęp do własnych danych mają jedynie sami pracownicy. Oprócz tego, wgląd w informacje o czasie pracy mogą mieć jedynie pracownicy działu kadr oraz pracodawca i osoby go reprezentujące.

Uregulowanie tej kwestii służy lepszemu zabezpieczeniu wrażliwych danych pracowników w twojej firmie.

Korzyści wynikające z wprowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy

Za rejestrowanie czasu pracy odpowiada zarówno pracodawca, jak i pracownik. Monitorowanie czasu pracy dla niektórych osób brzmi jednak jak śledzenie, dlatego boją się oni, że każda ich aktywność w pracy zostanie zarejestrowana.

Należy więc pamiętać, że elektroniczna rejestracja czasu pracy, choć zadana prawnie, nie ma na celu kontroli osoby wykonującej pracę. Pracownik nie ma prawa czuć się śledzony przez pracodawcę, gdyż stosunek pracy powinien być oparty na wzajemnym zaufaniu. Monitoring komputera pracownika jest w wielu firmach ograniczony jedynie do rejestrowania czasu pracy. Pracownik jednak często martwi się o swoją prywatność, pracodawca zaś o rzetelność wykonywania obowiązków przez pracownika.

Zatem, ewidencja czasu pracy służy zapewnieniu pełnej transparentności w stosunkach między pracownikiem i pracodawcą. Praca oraz składające się na nią wykonywane obowiązki są w pełni udokumentowane, czyniąc pracę zdalną tak samo efektywną, jak pracę w trybie biurowym.

Aby pracownik nie czuł się zaszczuty w miejscu pracy, należy z nim przeprowadzić odpowiednią rozmowę, przedstawiając korzyści, jakie odczuje dzięki tego, że czas jego pracy będzie monitorowany. Obie strony, w trakcie takiej dyskusji, mogą wesprzeć się następującymi argumentami:

infografika przedstawiająca korzyści dla pracownika płynące z używania programu do elektronicznej ewidencji czasu pracy

Jakie korzyści z ewidencji czasu pracy odczuje pracownik?

  • Ewidencja umożliwia jasne udokumentowanie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej.
  • Raporty czasu pracy pozwolą kontrolować zgodność planu pracy z rzeczywistymi wartościami, co jest szczególnie ważne w przypadku rozliczania godzin nadliczbowych.
  • Otrzymywanie sprawiedliwego wynagrodzenia za wykonaną pracę, o ile w umowie zawarty jest zapis o godzinowym rozliczaniu czasu pracy.
  • Prócz godzin pracy, pracownik może także przedstawić pracodawcy wszystkie aktywności składające się na wykonywanie przypisanych mu zadań.
  • Możliwość kontroli egzekwowania swoich praw, np. w przypadku zapewniania pracownikom odpoczynku dobowego.

infografika przedstawiająca korzyści dla pracodawcy z używania narzędzia do time trackingu

Jakie korzyści dla pracodawcy daje ewidencja czasu pracy?

  • Monitorowanie czasu pracy pracownika bez potrzeby ciągłej kontroli i tzw. „zaglądania przez ramię”,
  • Przygotowanie pełnej dokumentacji zgodnie z wymogami zawartymi w omawianej wcześniej ustawie,
  • Uczciwe rozliczanie pracownika za wykonaną pracę (o ile w umowie określony jest godzinowy sposób rozliczania czasu pracy),
  • Wyeliminowanie papierowych kart ewidencji czasu pracy.
  • Dostępność z każdego miejsca (dokumentacja przechowywana jest online i umożliwia rejestrację czasu niezależnie od miejsca jej wykonywania),
  • Ograniczenie możliwości fałszowania danych (względem tradycyjnej listy obecności),

Czym kierować się przy doborze oprogramowania do ewidencji czasu pracy online?

Używanie systemu do rejestracji czasu pracy online pozwala kontrolować zgodność planu pracy. Im sprawniej działające i lepiej wyposażone narzędzie, tym dokładniejsze będą rezultaty mierzenia godzin pracy pracowników.

Jakich funkcji i udogodnień szukać w trakcie wybierania systemu rejestracji czasu pracy?

  • Łatwość obsługi: Idealny system rejestracji czasu pracy online powinien być łatwy w użyciu nawet dla osób nietechnicznych.
  • Skalowalność: Możliwość dokupienia dodatkowych stanowisk w miarę potrzeby.
  • Dobre wsparcie: Bezpośredni kontakt z obsługą klienta lub, w przypadku liczniejszych zespołów, dedykowany customer success manager.
  • Stosunek ceny do oferowanych funkcjonalności: Drogie narzędzia do ewidencji czasu pracy pracowników nie zawsze oferuje dużo więcej możliwości.
  • Integracje z innymi narzędziami:
  • czy wybrany produkt jest już używany w Twojej branży lub podobnych firmach.

👉 Sprawdź również: System rejestracji czasu pracy

Elektroniczna ewidencja czasu pracy – najlepsze programy!

Ewidencja pracy w formie elektronicznej cieszy się coraz większą popularnością. Rosnący popyt na tego typu usługę sprawił, że na rynku pojawiło się wiele programów pozwalających zautomatyzować procesy rejestracji czasu. Które z nich są najlepsze?

Trzeba przyznać, że wybór najlepszego oprogramowania do ewidencji czasu pracy pracowników nie jest łatwy. Wszak, na pozór tego typu programy – niewiele się od siebie różnią. Zaglądając jednak do środka, sprawdzając funkcjonalność, intuicyjność, przejrzystość i dodatkowe opcje – można pokusić się o wybór najlepszego.

W celu ułatwienia wyboru – poniżej opisane są obecnie najlepiej oceniane programy do ewidencji czasu pracy. Zapraszamy do lektury!

1. TimeCamp

TimeCamp to solidnie wyposażone narzędzie do ewidencji czasu pracy pracowników online. Oferuje możliwość rejestracji czasu pracy i urlopów. Przede wszystkim jednak dostarcza cennych informacji o rentowności projektów i produktywności pracowników.

kolaż przedstawiający różne funkcje programu do ewidencji czasu pracy TimeCamp

Prócz automatycznego rejestrowania czasu pracy TimeCamp oferuje również, m.in.:

  • Rejestrowanie różnego typu dni pracy: ośmiogodzinnego, pracy zdalnej, urlopów, dni wolnych, wakacji i innych rodzajów nieobecności, a także godzin nadliczbowych,
  • Raporty dotyczące godzin pracy – warto wyposażyć się w automatyczne rozwiązanie, które zlicza czas pracy i przygotowuje na tej podstawie raporty aktywności pracowników w całej firmie; na przykład raport obecności (attendance) może zastąpić listę obecności oraz stać się pełnoprawnym programem do układania harmonogramu pracy,
  • Timesheety – dzienny, graficzny (widok kalendarza) i tygodniowy – tylko do rejestracji ilości przepracowanych godzin bez czasu startu i zakończenia,
  • Rozliczalne godziny pracy – istotne z punktu widzenia zarówno kadr (przygotowywanie listy płac) jak i managerów (pomagają oszacować, a następnie śledzić koszty każdego projektu),
  • Fakturowanie – na podstawie zarejestrowanych za pomocą programu godzin w prosty sposób można przygotować rachunek i wysłać go klientowi,
  • Bezposrednie integracje z ponad trzydziestoma innymi narzędziami – w tym z programami kadrowo płacowymi,
  • Monitorowanie produktywności – TimeCamp umożliwia monitorowanie komputera pracownika i aktywności na komputerze. System mierzy czas pracy pracowników, wykorzystania aplikacji i Internetu.

TimeCamp dostępny jest również jako aplikacja desktopowa, aplikacja mobilna i dodatek do przeglądarek Chrome oraz Edge.

Co ważne, program oferuje również monitoring komputera pracownika i generowanie raportów dotyczących wykorzystywanych aplikacji, otwieranych dokumentów oraz stron w przeglądarce internetowej.

Wszystko po to, aby codzienne uzupełnianie timesheetów oraz ewidencja czasu pracy stały się jeszcze łatwiejsze. Kiedy dodamy do tego fakt, iż program jest bardzo prosty w obsłudze – można pokusić się o wniosek, że jest to idealna propozycja, zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.

Sprawdź, w jaki sposób TimeCamp może usprawnić działania związane z organizacją czasu w twojej firmie.

Program do ewidencji czasu pracy TimeCamp - zarejestruj się już dziś!👌

2. Kadromierz

Kadromierz to świetne narzędzie do ewidencji czasu pracy, którego przejrzystość i spora liczba funkcjonalności sprawia, że znalazł się na drugim miejscu w naszym zestawieniu.

widok grafiku czasu pracy w programie Kadromierz

Główne funkcje:

  • Grafik pracy w chmurze,
  • Aplikacja dla pracowników dająca szereg możliwości, np. wgląd w grafik czy zamianę dyżurów,
  • Możliwość generowania raportów i przeglądania statystyk,
  • Zarządzanie budżetem dla indywidualnych pracowników,
  • Szereg integracji z programami kadrowo-płacowymi.

3. Quickbooks

Quickbooks śledzi czas pracy pracowników i jest dedykowany małym i dużym przedsiębiorstwom. Oferuje szereg funkcji, takich jak śledzenie rachunków, faktur, płatności, kosztów i przychodów, a także raportowanie finansowe. Częściej niż time tracker używany jest jako program kadrowo-płacowy własnie.

widok menu głównego w programie do monitorowania czasu pracy i płac Quickbooks

Główne funkcje:

  • Używanie trybu timera – przycisk Start i Pauza,
  • Pracownicy mogą wprowadzać swój czas pracy za pomocą stopera lub wpisywać je ręcznie,
  • Możliwość automatycznego obliczenia kosztów pracy na podstawie podanych stawek godzinowych,
  • Zarządzanie płatnościami i przypominanie o terminach płatności,
  • Gnerowanie raportów finansowych,
  • Integracja z innymi aplikacjami biznesowymi,
  • Zarządzanie rachunkami i fakturami,
  • Automatyczne kategoryzowanie transakcji bankowych.

4. Calamari

Calamari to aplikacja rejestrująca czasu pracy pracowników w czasie rzeczywistym za pomocą systemu iBeacon.

widok grafiku pracy w programie Calamari

System rejestracji czasu pracy Calamari umożliwia:

  • rejestrację czasu pracy bez udziału pracownika (innowacyjny system iBeacon rejestruje obecność telefonu pracownika w zasięgu beacona),
  • ewidencję przy pomocy czytnika QR,
  • ewidencję na aplikacji mobilnej z możliwością śledzenia GPS.

Co więcej, w Calamari można wykupić również moduł do elektronicznych wniosków urlopowych. Po wykupieniu tej opcji można składać elektroniczne wnioski urlopowe. Moduł ten pozwala również na automatyczne obliczanie wymiaru urlopu czy budowanie wielopoziomowych, elastycznych procesów akceptacji wniosków urlopowych.

5. Jibble

Jibble to program do ewidencji czasu, dzięki któremu rejestrowanie czasu pracy jest nie tylko bardzo dokładne, ale i pozbawione możliwości jakiejkolwiek manipulacji. Wszystko za sprawą funkcji rozpoznawania twarzy pracowników rejestrujących czas swojej pracy.

widok programu do ewidencji czasu pracy Jibble na mac

Główne funkcje:

  • geolokalizacja pracowników w momencie logowania i wylogowywania z systemu,
  • możliwość tworzenia harmonogramów prac,
  • możliwość śledzenia pracy na podstawie konkretnych działań/realizacji zadań,
  • możliwość monitorowania pulpitu pracownika za pomocą zrzutów ekranu,
  • możliwość fakturowania na podstawie czasu spędzonego nad danym projektem.

6. Beebole

Beebole to prosta karta ewidencji czasu pracy online. Jest dobrą opcją dla niewymagających użytkowników.

widok programu do mierzenia czasu pracy beebole

To intuicyjne, bezpieczne i bardzo proste narzędzie, które prócz elektronicznej ewidencji czasu pracy pozwala także na:

  • lepszą kontrolę kosztów dla poszczególnych projektów,
  • rozliczanie i fakturowanie według zadań, projektów i klientów,
  • śledzenie budżetu dla zadań,
  • generowanie raportów dotyczących rentowności danego projektu.

Jak nie trudno zauważyć, Beebole to program, który ewidencjonuje czas pracy, ale także stanowi świetną bazę dla podejmowania lepszych decyzji biznesowych.

7. Clockify

Kolejny time tracker umożliwiający zarówno automatyczną rejestrację, jak i ręczne wprowadzanie wartości.

widok programu do mierzenia czasu pracy clockify

Clockify to program umożliwiający również:

  • fakturowanie,
  • elektroniczna lista obecności (a co za tym idzie, monitorowanie nieobecności),
  • dodawanie notatek,
  • podglądanie w czasie rzeczywistym tego nad czym pracuje zespół,
  • porównywanie szacowanego i rzeczywistego czasu spędzonego nad danym zadaniem/projektem,
  • dodawanie dodatkowych uprawnień osobom na stanowiskach kierowniczych.

8. RescueTime

Kolejna aplikacja, dzięki której możesz rejestrować swój czas spędzony w pracy.

widok timesheetu w programie do rejestrowania pracy rescuetime

Wybierając RescueTime, oprócz programu do rejestracji godzin pracy, otrzymasz również gamę funkcji ułatwiających poprawę efektywności i koncentracji:

  • alerty w czasie rzeczywistym,
  • szczegółowe raporty dotyczące produktywności,
  • blokowanie stron oznaczonych wcześniej jako nieproduktywne,
  • tzw. „sesje skupienia” zaplanowane w kalendarzu,
  • integrację ze Slackiem polegającą na ustawieniu modułu „nie przeszkadzać” i wyłączeniu powiadomień,
  • możliwośc ustawienia celów dot. godzin pracy i śledzenie ich progresu.

9. Clicktime

Program ten znacznie ułatwia takie procesy firmy, jak rejestracja czasu pracy czy świeże spojrzenie na koszty każdego projektu.

widok programu do mierzenia czasu pracy clicktime

Clicktime to kolejne automatyczne rozwiązanie do monitorowania czasu pracy dla firm. Jego użycie znacząco wspomaga kontrolę kosztów i nadzór nad pracownikami.

System ten wyposażony jest w funkcje takie, jak:

  • monitorowanie czasu pracy i dni roboczych,
  • raport z danymi o aktywności pracowników,
  • timesheety,
  • kwestie dot. grafiku pracy, takie jak nadgodziny, nieobecności czy informacje o dniach wolnych,
  • inne istotne dla firmy dane, jak monitorowanie zużycia zasobów w projektach,
  • aplikacja mobilna, dzięki której twoi pracownicy będa mogli prowadzić ewidencję czasu pracy z dowolnego miejsca.

10. Hubstaff

System do mierzenia czasu pracy zdalnej.

widok programu do time trackingu hubstaff

Hubstaff oferuje ewidencję czasu pracy dla zespołów zdalnych. To przejrzyste i intuicyjne narzędzie, które dostarcza szczegółowych informacji o zużyciu godzin roboczych dla każdego projektu.

Użytkownicy doceniają Hubstaff m.in. za:

  • screenshoty – aplikacja co kilkanaście minut wykonuje zrzut ekranu pracownika, co ma stanowić dowód dla pracodawcy, że zespół wykonuje swoje obowiązki,
  • szczegółowe timesheety,
  • raporty podsumowujące ogólny cykl pracy,
  • budżetowanie,
  • fakturowanie.

Wiesz już, który z najlepszych programów do ewidencji czasu pracy wybrać?

Program rejestrujący czas pracy powinien znaleźć się w niezbędniku każdej firmy. Nie tylko dostarcza on danych o efektywności pracowników, ale także pomaga przygotować budżet dla każdego projektu i stanowi narzędzie kontroli nad listą płac. Narzędzia te dostępne są jako wersje desktopowe i aplikacje mobilne i wspomagają one rejestrację czasu pracy zdalnej.

Jeśli jeszcze wahasz się nad tym, czy zrezygnować z tradycyjnych rozwiązań na rzecz systemu pracującego w chmurze, wybierz jedno z narzędzi wymienionych powyżej. Wszystkie oferują darmowy okres próbny, dzięki któremu przetestujesz oferowane funkcje przed zakupem.

👉 Przeczytaj i sprawdź 10 aplikacji do śledzenia czasu pracy na komputerach MAC!

Ostatnia aktualizacja: 14.03.2025 r. 

linkedin icon facebook icon x icon share icon

Ola Rybacka Product Marketer i Content Specialist w TimeCamp. Pracuje zdalnie od ponad dziesięciu lat i wie, jak nie zwariować, gdy dom jest jednocześnie miejscem pracy i odpoczynku. Zna TimeCamp od podszewki, co widać w artykułach i filmach, gdzie przekłada techniczny żargon na coś bardziej reader-friendly. A po pracy? Manga, anime i kucie do egzaminu JLPT.