Elastyczne godziny pracy: czy warto wprowadzić je w firmie?

Elastyczne godziny pracy nie są, jak by się mogło wydawać, wymysłem Zetek. Poszukując równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, coraz więcej osób reprezentujących starsze pokolenia rozważa zastosowanie elastycznej organizacji pracy, jeśli tylko pracodawca zaoferuje im taką możliwość.

Jeśli myślisz o tym, by wprowadzić elastyczny czas pracy w swojej firmie lub zamierzasz złożyć wniosek o przyznanie ruchomych godzin pracy, sprawdź:

• Jak elastyczny czas pracy opisany jest w Kodeksie Pracy?
• Jakie profity ten system pracy przynosi pracownikom i pracodawcom?
• Jakie profesje najbardziej skorzystają na elastycznej organizacji pracy?

Czym, wedle polskiego prawa, jest elastyczna organizacja czasu pracy?

Elastyczny czas pracy reguluje Kodeks Pracy, a także wspomina o nim Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE w swoich zapisach w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w UE.

Elastycznymi rozkładami czasu pracy są: praca zdalna, przerywany czas pracy, skrócony czas pracy, ruchomy czas pracy, weekendowy i indywidualny czas pracy.

Obowiązujące przepisy umożliwiają wprowadzenie elastycznego czasu pracy w dwojaki sposób:

• Ruchomy rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy.
• Rozkład czasu pracy może przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

Kodeks pracy zakłada również, że:

• Wykonywanie pracy zgodnie z rozkładami czasu pracy, o których mowa w poprzednich podpunktach, nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133 Kodeksu Pracy.
• W rozkładach czasu pracy, o których mowa w § 1 i 2, ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Wprowadzenie elastycznej organizacji pracy odbywa się:

• Na wniosek pracownika: Wniosek o elastyczny czas pracy może złożyć (do 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z przywileju) pracownik-rodzic w przypadku: ciąży powikłanej, ciężkiego i nieodwracalnego upośledzenia lub nieuleczalnej choroby dziecka. Biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia ciągłości pracy, pracodawca ma obowiązek rozpatrzyć wniosek pozytywnie, chyba że rodzaj wykonywanej pracy lub organizacja pracy na to nie pozwalają. W takim przypadku, po rozpatrzeniu wniosku, pracodawca powinien poinformować pracownika o przyczynach odmowy.

• Z inicjatywy pracodawcy: W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, miejscem wykonywania pracy i jej organizacją.

Elastyczny czas pracy można zastosować w ramach podstawej organizacji pracy (8 godzin w każdym dniu roboczym). Nie może jednak naruszać prawa pracownika do nieprzerwanego odpoczynku dobowego (11 godzin) oraz odpoczynku tygodniowego (35 godzin).

Ponadto, pracodawca może ustanowić obowiązkowy zakres godzin. Polega on na tym, że pomiędzy określonymi godzinami (np. od 12:00 do 15:00) wszyscy pracownicy są zobligowani do pojawienia się w pracy.

Elastyczny czas pracy a ochrona pracownika

Obecne przepisy jasno mówią, że po pozytywnym uwzględnieniu wniosku o elastycznej organizacji pracy pracodawca nie może rozwiązać stosunku pracy oraz prowadzić przygotowań do wypowiedzenia stosunku pracy.

Elastyczny czas pracy – jak, po co i dla kogo?

W ruchomym czasie pracy to pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy. Mogą się one pokrywać z ustalonymi odgórnie przez firmę godzinami urzędowania, ale nie muszą, umożliwiając pracownikom dopasowanie obowiązków zawodowych do sytuacji rodzinnej lub wygospodarowanie czasu na podjęcie pracy dodatkowej.

Jakie korzyści niesie dla pracownika elastyczny system czasu pracy?

Elastyczny czas pracy, w towarzystwie pracy zdalnej, to gratka dla osób, które cenią sobie dowolność w układaniu własnego planu dnia zamiast dostosowywania go do sztywnego grafiku narzuconego przez firmę.

System ten jest też odpowiedzią na specjalne potrzeby pracownika, uwzględniającym równowagę między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów.

Z jakimi profitami wiąże się swobodne decydowanie o wyborze godzin rozpoczęcia pracy?

• Produktywność: Zarządzanie własnym harmonogramem dnia sprzyja redukcji stresu i zmęczenia poprzez dostosowanie godzin pracy do własnego rytmu dobowego. Pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki w porach, w których czują się najbardziej wypoczęci i gotowi do pracy, zamiast gapić się w ekran i powstrzymywać się przed przyśnięciem zaraz po porannym pojawieniu się w biurze.
• Balans pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym: Różne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy umożliwiają pracownikom opiekującym się dziećmi dostosowanie rozkładu dnia do planu zajęć w szkole czy w żłobku. Oprócz tego, elastyczny grafik pracy to świetna opcja dla osób pracujących i podróżujących jednocześnie.
• Satysfakcja z pracy: Elastyczny czas pracy jest jednym z najbardziej docenianych benefitów i wpływa bezpośrednio na satysfakcję i chęć pozostania w zespole na dłużej. Ponadto, system ten ogranicza wyłączanie rodziców z życia zawodowego.
• Samodzielność pracownika: Osoby same ustalające sobie przedział czasu, w którym pracują, potrzebują mniej uwagi ze strony swoich zwierzchników, demonstrując tym samym gotowość do pracy w różnych warunkach, zwłaszcza jeśli wykonuje pracę zgodnie z oczekiwaniami.

Jakie korzyści dla pracodawcy płyną z pozytywnego rozpatrzenia wniosku o elastyczny czas pracy?

Zadowoleni z warunków pracy pracownicy to obietnica sprawnie działającego zespołu.

Jak możliwość elastycznej organizacji pracy procentuje dla pracodawcy?

• Inkluzywność w rekrutacji: Elastyczne godziny pracy umożliwiają uwzględnienie w procesie rektutacji osób, których kwalifikacje i doświadczenie idealnie pasują do profilu kandydata, a które jednak np. ze względu na sytuację rodzinną lub niepełnosprawność nie byłyby w stanie wykonywać swoich obowiązków w standardowych godzinach i miejscu pracy.
• Niższa retencja pracowników: Zaspokajając specjalne potrzeby pracownika, firma oszczędza na organizowaniu dodatkowych rekrutacji i szkoleniu nowych pracowników.
• Wzrost zaangażowania i lojalności pracowników: Pozytywne rozpatrzenie wniosku o elastyczne godziny pracy, zwłaszcza w połączeniu z pracą zdalną, to jasny sygnał od pracodawcy, że ufa swoim pracownikom i wie, że pomimo ruchomego czasu pracy będą oni wykonywać swoje obowiązki zawodowe sumiennie i według określonych deadline’ów.
• Niższa absencja: Ruchomy grafik pracy umożliwia pracownikom odbycie zaplanowanych wizyt lekarskich czy spotkań z nauczycielami dziecka, ale bez konieczności brania dnia wolnego. Ponadto elastyczny czas pracy i praca zdalna pozytywnie wpływają na zdrowie psychiczne pracowników. Ograniczają stres związanego z niską satysfakcją z pracy, brakiem motywacji lub wypaleniem zawodowym, przez co pracownicy rzadziej korzystają z wolnego na ostatni moment.

Czy elastyczny czas pracy może mieć negatywny wpływ na wydajność zespołu?

Elastyczny czas pracy to nie remedium na zachowanie prawidłowego work-life balance. Bez prawidłowej higieny pracy, samodyscypliny i pilnowania terminów efekt może być odwrotny od zamierzonego.

Perspektywa pracownika

Jeśli nie do końca wiesz, czy elastyczny czas pracy jest dla ciebie, a trudna sytuacja rodzinna nie zmusza cię do złożenia wniosku o przyznanie ruchomych godzin pracy, wstrzymaj się z decyzją.

Dlaczego? Ponieważ elastyczny czas pracy:

• Daje złudne poczucie „rozciągniętej doby”: Łatwo jest zapomnieć po całym dniu rozdrabniania się między pracą a życiem prywatnym, że terminy gonią i zostały jeszcze dwie godziny do wypracowania pełnych ośmiu. A powieki się kleją…
• Sprzyja prokrastynacji: Mieszanie obowiązków służbowych z życiem prywatnym bez solidnego grafiku dnia często kończy się odwlekaniem obowiązków. Zaburza to pracę zespołu, zwłaszcza jeśli istnieją zależności między zadaniami przypisanymi do kilku osób jednocześnie. W takim przypadku pracownik może co najwyżej mieszać zupę, i to jedną ręką, bo druga zajęta będzie nadganianiem pracy.

Perspektywa pracodawcy

Elastyczny czas pracy nie sprawdzi się w każdej profesji i w każdym typie organizacji pracy.

Oprócz obaw o spadek produktywności, pracodawcy mogą obawiać się o:

• Trudności w egzekwowaniu rezultatów pracy: Nie każdy pracodawca lub manager zespołu będzie umiał poradzić sobie z zarządzaniem zespołem, w którym część pracowników pracuje w ruchomych godzinach. Może to prowadzić do stosowania praktyk wzmażających stres u pracowników, takich jak nadmierna kontrola poprzez mikrozarządzanie.
• Brak efektywnej komunikacji: Elastyczny czas pracy może ograniczać bezpośredni kontakt między pracownikami. Bez odpowiednich narzędzi i ustalonych reguł współpracy istnieje duże ryzyko nieporozumień prowadzących do opóźniej w projekcie.

Jak sprawnie zarządzać pracownikami z różnymi typami organizacji czasu pracy?

Odpowiednie funkcjonowanie zespołu zapewnią odpowiednie narzędzia:

• TimeCamp: Rejestruje godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy i tworzy listy czasu pracy na podstawie godzin spędzonych na konkretnych zadaniach.
• Kadromierz.pl: Umożliwia tworzenie grafików czasu pracy uwzględniających potrzeby pracowników oraz wymogi Kodeksu pracy.
• Planner: Oferuje zarządzanie zadaniami współpracę zespołu w czasie rzeczywistym, niezależnie od miejsca i czasu wykonywania obowiązków.

Jak rozliczać elastyczny czas pracy?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy i listy płac jest obowiazkiem pracodawcy, niezależnie od czego, czy pracownika obowiązuje regularny czy elastyczny czas pracy.

Ważny z perspektywy pracodawcy jest zaś fakt, że jeśli pracownik funkcjonujący w ruchomym czasie pracy wznawia wykonywanie obowiązki w tej samej dobie pracowniczej, nie jest to rozumiane jako praca w godzinach nadliczbowych.

Przykład: Pracownik w pierwszym dniu zaczął pracę o 9:00 i zakończył ją o 17:00, co oznacza, że jego doba pracownicza trwa od pierwszego dnia o 9:00 do następnego o tej samej godzinie. Zatem, jeśli drugiego dnia zaczął pracę o 8:00 i skończył ją o 16:00, to godzina przepracowana w pierwszej dobie pracowniczej nie będzie uznana jako praca w godzinach nadliczbowych – jest to prawidłowy rozkład czasu pracy.

Rozliczaj elastyczny czas pracy z TimeCamp, który automatycznie przygotuje dokładną listę obecności i godzin pracy pracowników. Zaimportuj ją do swojego programu księgowego, by wystawić listę płac zgodną z liczbą przepracowanych godzin.

Dlaczego warto rozważyć wprowadzenie elastycznego czasu pracy?

Przy sprawnej organizacji harmonogramu pracy i efektywnej komunikacji, korzyści z oferowania elastycznego czasu pracy przeważają nad potencjalnymi stratami – zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Kto wie, być może rozpoczynanie pracy o dowolnej porze wniesie nową jakość i świeżość w zespole?

Zanim jednak zaoferujesz swoim pracownikom elastyczny czas pracy jako benefit, rozważ wprowadzenie tego systemu „na próbę”, aby sprawdzić, czy nie zaburzy on działania firmy i nie obniży wydajności pracowników.

Źródła:

https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-pracy-16789274/art-140-1

https://kadry.infor.pl/kodeks-pracy/czas-pracy/6483452,ruchomy-czas-pracy-rozklad-czasu-pracy-wygodny-dla-pracodawcy-i-prac.html

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32019L1152