Optymalizacja procesów biznesowych z narzędziami SaaS 🚀

Dostosowywanie ekosystemu firmy do wymagań cyfrowej rewolucji nie jest już opcją, lecz wymogiem – zwłaszcza dla organizacji, które mierzą wyżej niż utrzymywanie się na powierzchni. Zarządzanie zasobami ludzkimi, usprawnianie obsługi klienta czy mierzenie efektywności pracy to jedynie wierzchołek góry przykładów działań, których automatyzacja pozwala na obniżenie kosztów operacyjnych oraz usprawnienie przepływu pracy.

Z artykułu dowiesz się:

Jakie problemy eliminuje optymalizacja procesów biznesowych za pomocą nowoczesnych technologii i automatyzacji?
Jak wybierać rozwiązania automatyzujące procesy biznesowe w kontekście potrzeb organizacji?
Jak krok po kroku wygląda wdrażanie automatyzacji procesów biznesowych?
Jakie nowe technologie (np. sztuczna inteligencja, analityka predykcyjna) mogą wzbogacić proces optymalizacji?

Na czym polega optymalizacja procesów biznesowych?

I jakie korzyści płyną z optymalizacji procesów za pomocą nowych technologii?

Optymalizacja procesów biznesowych (business process automation) to czynności umożliwiające zwiększenie efektywności operacyjnej poprzez usprawnienie przepływu pracy. Automatyzację procesów wspierają nowoczesne technologie i narzędzia typu SaaS.

A jakie korzyści przynosi organizacji optymalizacja procesów biznesowych?

Redukcja błędów i kosztownych przestojów

Procesy biznesowe, które nie przynoszą oczekiwanych rezultatów to marnotrawstwo czasu i pieniędzy całego zespołu, prawda? Tylko jak zorientować się, że coś jest nie tak?

Optymalizacja procesów polega na ograniczeniu sytuacji, w których ryzyko błędów ludzkich jest wysokie (np. literówki w dokumentach, ręczne prowadzenie korespondencji czy błędna interpretacja danych), co skutkuje nieścisłościami i koniecznością wielokrotnego wprowadzania poprawek. Prowadzi to do obniżenia jakości usług i produktów, co negatywnie odbija się na właściwym zaspokajaniu potrzeb klientów.

Koszty nieefektywności operacyjnej są wielowymiarowe:

Strata czasu: każda pomyłka wydłuża czas realizacji zadania, bo wymaga dodatkowych czynności naprawczych. Często w poprawę sytuacji angażuje się więcej osób niż zespół odpowiedzialny za projekt.
Obniżenie jakości obsługi: błędy w danych mogą odbijać się na satysfakcji klientów, gdyż otrzymują oni niekompletne informacje lub napotykają opóźnienia w realizacji usług.
Wysokie ryzyko przestojów: niewłaściwe dane lub brak automatycznego backupu i procedur awaryjnych mogą prowadzić do zatrzymania kluczowych procesów.

Wdrożenie usprawnień organizacyjnych i technologicznych prowadzi do redukcji kosztów operacyjnych. Poprzez prawidłowo zdefiniowane procesy i uwzględnienie mechanizmów automatycznej kontroli i weryfikacji, zespoły są w stanie szybciej wykryć i skorygować ewentualne błędy.

Zwiększenie przejrzystości i kontroli w organizacji

Zwiększenie przejrzystości i kontroli w organizacji to kolejny istotny efekt wprowadzania optymalizacji procesów biznesowych, zwłaszcza gdy działania są wspierane przez odpowiednie systemy rejestrujące wszystkie zdarzenia i przepływy informacji.

W praktyce oznacza to:

Lepszy wgląd w aktualny status zadań: dzięki automatyzacji zbierania danych, osoby zarządzające mogą w czasie rzeczywistym śledzić postępy realizowanych projektów. Dostęp do czytelnych raportów przekłada się na szybkie wychwytywanie opóźnień oraz lepsze wykorzystanie zasobów. Dodatkowo, dobrze poinformowani managerowie podejmują trafniejsze decyzje biznesowe.
Czytelne podziały odpowiedzialności: w zautomatyzowanych, jasno zdefiniowanych procesach każdy pracownik wie, za jakie obszary odpowiada. Managerowie zaś mają narzędzia do kontrolowania jakości i terminowości wykonywanych zadań. W efekcie łatwiej jest wskazać miejsce wystąpienia ewentualnego błędu czy wąskiego gardła i w odpowiednim momencie wdrożyć działania naprawcze.
Standaryzacja procedur: systemy zarządzania zadaniami unifikują działania zespołu, co ogranicza niejasności i sprzyja uporządkowaniu pracy, podnosząc jej efektywność.
Łatwiejsza identyfikacja obszarów do dalszej optymalizacji: odpowiednio dokumentowane i monitorowane procesy umożliwiają wskazanie źródeł dodatkowych kosztów i spadków efektywności. Pozwala to nie tylko reagować doraźnie na bieżące wyzwania, lecz także przygotować się zawczasu na ewentualne wąskie gardła w kolejnych etapach.

Efektywne zarządzanie przekłada się na wzrost kultury organizacyjnej i buduje w firmie podejście oparte na mierzalnych wynikach, a nie wyłącznie na intuicji czy przyzwyczajeniach.

Ograniczenie powtarzalnych zadań i zwiększenie produktywności zespołu

Wiele firm w dalszym ciągu traci cenny czas i zasoby, przekazując pracownikom rutynowe czynności. Nie należą one jednak do zadań wymagających wyzwania intelektualnego czy kreatywności.

Eliminacja zbędnych działań poprzez automatyzację procesów i redukcję powtarzalnych czynności nie tylko prowadzi do lepszego zarządzania zasobami. To również znak dla pracowników, ze firma szanuje ich czas i pozwala im się rozwijać.

Usprawnianie procesów w firmie oznacza dla pracowników:

Lepsze wykorzystanie kompetencji: automatyzacja procesów poprzez wykorzystanie narzędzi SaaS umożliwia skupienie się na zadaniach, w których rzeczywiście wymagana jest wiedza ekspercka, umiejętności analityczne czy kreatywność. Dzięki temu pracownicy mogą wykorzystać swoje zdolności w praktyce i pracować nad zwiększeniem konkurencyjności firmy, jakości produktów i zadowolenia klientów.
Minimalizacja ryzyka wypalenia zawodowego: ciągłe wykonywanie tych samych zadań bywa nużące i negatywnie wpływa na motywację. Ograniczając je, firma pozwala pracownikom rozwijać się w kierunku zadań właściwych dla ich kompetencji, zwiększając zaangażowanie i lojalność pracowników.
Skrócenie czasu realizacji projektów: Kiedy manualny nakład pracy maleje, poszczególne etapy procesów mogą trwać krócej. Prowadzi to do zwiększenia wydajności, gdyż pracownicy nie muszą już czekać, aż ktoś ręcznie wprowadzi dane bądź przygotuje raport.
Możliwość szybszego reagowania na zmiany: automatyzacja procesów dają firmie elastyczność w modyfikowaniu procedur i skalowaniu ich na nowe obszary działalności. Zespół, który na co dzień nie jest obciążony żmudnymi obowiązkami, jest również bardziej gotowy na wyzwania rynkowe i nieoczekiwane sytuacje, jakie mogą pojawić się w trakcie pracy.

Korzyści płynące z optymalizacji procesów biznesowych zapewniają firmie sprawniejsze działanie. Beezpośrednio przekłada się w dłuższej perspektywie na zwiększenie satysfakcji klientów.

Jak krok po kroku rozpocząć optymalizację procesów w firmie?

Optymalizacja procesów biznesowych nie dzieje się w ciągu jednej nocy, lecz wymaga ona systematycznego przygotowania i konsekwencji w realizowaniu podjętych działań.

Etap 1. Identyfikacja procesów wymagających optymalizacji

Zacznij od szczegółowej oceny procesów w firmie i wytypuj te, których efektywność operacyjna wymaga poprawy.

Etap 2. Mapowanie procesów

Przygotuj plan działania. Użyj do tego mapowania procesów – wizualnej techniki, dzięki której łatwo zidentyfikujesz wąskie gardła oraz przyczyny niskiej efektywności dotychczas prowadzonych działań.

Do stworzenia mapy wykorzystaj narzędzia takie, jak Miro, MindMeister lub Clickup. Wszystkie dostępne są również w wersji mobilnej, więc mapy możesz mieć zawsze przy sobie.

Jak krok po kroku przeprowadzić mapowanie procesów w firmie?

Ustal jasne cele i założenia: mapowanie procesów nie jest sztuką dla sztuki. Sprecyzuj, czego oczekujesz od siebie i od zespołu w trakcie przygotowywania mapy projektu oraz w jaki sposób mapa ma usprawnić przepływ pracy już w trakcie optymalizacji procesów biznesowych.
Określ zakres projektu: zdecyduj, czy w projekt zostanie zaangażowany pojedynczy dział, czy może jednak powinien on opierać się na współpracy między różnymi działami firmy. Jeśli np. zamierzasz zwiększyć efektywność zadań marketingowych, rozważ również zaangażowanie pracowników z działów obsługi klienta oraz sprzedaży. Zgromadź dane, które, twoim zdaniem, ułatwią wam sprecyzowanie elementów wymagających usprawnienia.
Rozrysuj następujące po sobie etapy działania: zdefiniuj ramy czasowe projektu. Sporządź listę zadań do wykonania oraz sprecyzuj zależności między nimi. Rozdziel zadania między członkami zespołu, określ priorytety i umieść je na linii czasowej. Na tym etapie przygotuj się również na przeciwdziałanie ewentualnym niedogodnościom, które mogą przeszkodzić wam w realizacji projektu.
Weryfikacja i wdrożenie: przejrzyj jeszcze raz zaplanowane działania, upewnij się, że każdy wie, co ma robić i… do dzieła!

Wraz z tworzeniem mapy przeprowadź dokładną analizę procesów biznesowych. Wskaż te obszary, które wymagają poprawy. Ustal, które z nich mają najwyższy priorytet pod względem korzyści płynących z ich optymalizacji, wpływu na sukces firmy i kosztów operacyjnych (względem zasobów przedsiębiorstwa).

Etap 4. Przemodelowanie procesów

Przeorganizuj wytypowane wcześniej procesy biznesowe tak, aby można było wprowadzić w nich zaplanowane zmiany.

Etap 5. Testowanie zmian na próbie badawczej

Zanim zmiany zostaną wprowadzone w całym dziale, a być może nawet w całej firmie, sprawdź na mniejszej grupie pracowników, czy zaplanowane działania faktycznie przyniosą oczekiwane rezultaty.

Etap 6. Wdrożenie i regularne monitorowanie zmian

Jeśli obserwacja na grupie kontrolnej powiodła się, czas na wprowadzenie zmian w obrębie całej grupy docelowej. W założonym w trakcie mapowania okresie regularnie sprawdzaj czy przyjęte metryki osiągają zamierzone wyniki.

Etap 7. Dalsza optymalizacja procesów biznesowych poprzez doskonalenie osiągniętych rezultatów

Pozytywna ocena wyników nie oznacza, że optymalizacja procesów biznesowych została zakończona. Skup się na doskonaleniu osiągniętych rezultatów i efektywnemu dostosowywaniu strategii do obecnych warunków rynkowych.

Jak optymalizacja procesów biznesowych za pomocą nowoczesnych technologii może wyglądać w praktyce?

I z jakich narzędzi skorzystać?

Optymalizacja procesów biznesowych opiera się na eliminacji zbędnych działań i ograniczeniu powtarzalnych zadań. Należą do nich m.in. obsługa korespondencji biznesowej oraz ewidencja czasu pracy, które są czasochłonne w swej naturze.

Do automatyzacji procesów biznesowych, a co za tym idzie, zwiększenia satysfakcji klientów w tych obszarach, wybierz:

EmailLabs: platforma do skutecznego wysyłania dużych ilości wiadomości transakcyjnych lub marketingowych. Ogranicza ryzyko spamu i opóźnień. Dzięki temu kluczowe informacje szybciej docierają do odbiorców, a obsługa klienta jest sprawniejsza.
TimeCamp: aplikacja do rejestracji czasu pracy w projektach i zadaniach. Dokładne raporty umożliwiają lepsze zarządzanie zasobami, gdyż menedżerowie mają dokładną wiedzę o czasie zużywanym na konkretne procesy biznesowe. Narzędzie mierzy również produktywność i zaangażowanie pracowników, oferując zwiększenie wydajności zespołu na podstawie twardych danych.

Udział sztucznej inteligencji w optymalizacji procesów biznesowych

Optymalizacja procesów biznesowych za pomocą sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego i analityki predykcyjnej pozwala na identyfikację trendów i wczesne wykrywanie problemów. Zwiększa to efektywność organizacji i poprawia czas reakcji na pojawiające się nowe potrzeby klientów.

AI umożliwia automatyzację procesów biznesowych poprzez odpowiednie informowanie systemów CRM, a także poprawę personalizacji usług oraz szybsze podejmowanie decyzji na podstawie danych.

Znajomość obecnych i przyszłych trendów pozwala:

lepiej planować zasoby,
poprawić jakość obsługi klienta poprzez odpowiednie zarządzanie relacjami,
optymalizować procesy finansowe w celu zwiększenia przychodów i obniżenia kosztów,
dostosować ofertę do zmieniających się potrzeb rynkowych.

Robotyzacja procesów biznesowych: co dalej?

Optymalizacja procesów to ciągły proces w celu zwiększenia wydajności zespołu i eliminacji powtarzalnych zadań, a co za tym idzie, redukcji kosztów operacyjnych.

Nieodzowne w realizacji strategii usprawnienia przepływu pracy są narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych. Są to systemy zarządzania danymi o różnej naturze, od rejestracji czasu pracy, przez customer relationship management, po obsługę korespodencji biznesowej.

Systemy zarządzania umożliwiają również wdrożenie kluczowych wskaźników efektywności, umożliwiających mierzenie, czy optymalizacja procesów produkcyjnych osiągnęła zamierzone cele. Mogą to być np. czas realizacji, liczba błędów czy poniesione koszty operacyjne.

Na podstawie zebranych danych, firmy mogą zwiększyć efektywność i obniżyć koszty bez konieczności wdrażania radykalnych rozwiązań. Rezultatem optymalizacji procesów biznesowych jest sprawnie działający zespół, który jest w stanie dbać o jakość produktów i usług i budować długotrwałe relacje z klientami.

Optymalizuj czas pracy z TimeCamp 🚀

Zarejestruj się i pobierz najlepszą aplikację do liczenia godzin pracy już dziś! 👌

Zerknij na nasze inne posty

Ola Rybacka Product Marketer i Content Specialist w TimeCamp. Pracuje zdalnie od ponad dziesięciu lat i wie, jak nie zwariować, gdy dom jest jednocześnie miejscem pracy i odpoczynku. Zna TimeCamp od podszewki, co widać w artykułach i filmach, gdzie przekłada techniczny żargon na coś bardziej reader-friendly. A po pracy? Manga, anime i kucie do egzaminu JLPT.