Przekraczanie terminów – jak z tym skończyć?

Założę się, że znasz to uczucie. Bicie serca przyspiesza, a w głowie zapala się ostrzegawcza lampka – właśnie uświadomiłeś sobie, że przegapiłeś termin, który już dawno minął! Każdy z nas doświadczył takiej sytuacji – i nie ma się czym martwić, w końcu jesteśmy tylko ludźmi. Czasem jednak przekroczenie ważnego terminu może cię drogo kosztować – znacznie więcej niż tylko trudne do opisania uczucie. Dlatego w dzisiejszym artykule zastanowimy się nad tym, czym jest właściwie przekraczanie terminów i przeanalizujemy to zjawisko od przyczyn po sprawdzone rozwiązania, jak tego nie robić.

Przekraczanie terminów – przyczyny

Jest tyle samo powodów przekraczania terminów wykonywania zadań, ile jest ludzi. Przed każdą firmą i każdym projektem stoją inne wyzwania. Możemy jednak wyróżnić 3 kategorie możliwych przyczyn przekraczania terminów.

Unikanie zadań

Niektóre zadania są tak nieprzyjemne, że nie chcemy ich wykonywać. Ociągamy się do ostatniej chwili. Czasami po prostu nie widzimy żadnego celu zadania – i dlaczego mielibyśmy robić coś, co w naszych umysłach nie ma sensu?

Niewłaściwe zarządzanie czasem

Możesz nawet nie zdawać sobie sprawy z błędów w zarządzaniu czasem, które popełniasz. Najczęściej popełniane są:

Zbyt optymistyczne planowanie

Im bardziej złożone jest Twoje zadanie, tym łatwiej jest przeoczyć nawet istotne przeszkody w oszacowaniu Twojego czasu. To jest to, co może sprawić, że Twoje szacunki będą niedokładne, co następnie skutkować będzie przekraczaniem terminów.

„Wielozadaniowość”

Zauważyłeś cudzysłów? Nie bez powodu – wielozadaniowość nie istnieje. To po prostu szybkie przeskakiwanie z jednego zadania do drugiego, a nie wykonywanie ich wszystkich naraz. Może być skuteczna w przypadku zadań manualnych, powtarzalnych, takich jak prace domowe, ponieważ pomaga nie nudzić się. Jednak może to być szkodliwe dla zadań, które wymagają pełnej uwagi i skupienia.

Brak ustalania priorytetów

Wszyscy wiemy, że w biznesie wszystko jest ważne i wszystko jest pilne. Jednak w takim przypadku nic nie jest ani pilne, ani nie jest nieistotne. Brak ustalania priorytetów może prowadzić do spędzania zbyt wiele czasu na nieistotnych zadaniach, a ponieważ czas jest ograniczonym zasobem, można go zabraknąć przed zakończeniem tego, co jest naprawdę ważne dla firmy.

Nie sporządzenie listy zadań do wykonania

Lista spraw do załatwienia to kluczowe narzędzie, które pomoże Ci zapamiętać ważne zadania. Nie zaplanowanie dnia z wyprzedzeniem może spowodować, że zapomnisz o zadaniach, których wykonanie nie może poczekać do jutra.

Brak konsekwencji

Jeśli termin nie jest realny w oczach Twoich i Twoich pracowników i nie ma konsekwencji, jeśli nie zostanie dotrzymany, nikt nie potraktuje go poważnie i nikt nie wykona delegowanych zadań.

Przekraczanie terminów – jak temu zapobiec?

Wszystko sprowadza się do zarządzania czasem. Oto kilka technik, które mogą okazać się przydatne w planowaniu taktyki w przypadku przekroczenia terminów.

Wyznacz realistyczne terminy

Spróbuj oprzeć swoje oszacowania czasu na rzeczywistych danych – pomoże to zapewnić, że Twoje projekty zostaną dostarczone na czas. Najlepszym sposobem zbierania danych dotyczących czasu jest śledzenie czasu. Jednym z najlepszych sposobów rozpoczęcia śledzenia czasu jest wypróbowanie 30-dniowej bezpłatnej wersji próbnej TimeCamp.

Delegowanie i automatyzacja

Duże zadania to nic innego jak zestaw mniejszych zadań, które możesz delegować do członków swojego zespołu. Możesz również zwiększyć produktywność członków zespołu, zdejmując z głowy powtarzające się zadania poprzez automatyzację.

Wyróżnij najważniejsze, pilne i ważne zadania

Innymi słowy – ustalanie priorytetów. Wybierz to, co jest najważniejsze do zrobienia w projekcie i w wyznaczonym terminie, oraz te, które znacznie usprawnią Twój projekt, ale możesz się bez nich obejść. Następnie zrób miejsce w harmonogramie i pracy zespołu na pilne zadania, które pojawią się w cyklu życia projektu.

Spraw, aby zarządzanie czasem w Twoim zespole stało się nawykiem

Upewnij się, że codziennie każdy członek zespołu wie, za co jest odpowiedzialny i nad czym pracuje. Muszą znać cel swojej pracy i konkretne zadania, za które są odpowiedzialni. Upewnij się, że obciążenie pracą jest dostosowane do możliwości członków zespołu, aby uniknąć kryzysu. Ponadto należy przeszkolić członków zespołu w zakresie planowania pracy, aby mogli być bardziej produktywni.

Podsumowując….

Nawet jeśli zdarza się to każdemu, niedotrzymanie terminów może mieć negatywny wpływ na działalność firmy. Czy używasz metod opisanych w tym artykule, aby dostarczyć swój projekt na czas? Może masz jakieś inne sposoby zarządzania czasem swojego zespołu? Nie wahaj się podzielić nimi w komentarzach poniżej!