Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy dla organizacji typu non-profit [Porównanie]

Dlaczego organizacje typu non-profit powinny używać oprogramowania do śledzenia czasu pracy?

Podobnie jak w przypadku innych sektorów biznesu, działalność typu non-profit wiąże się zarówno z dużą ilością pracy w terenie, jak i w biurze. Aby móc sprawnie kontrolować procesy zachodzące w firmie, wiele organizacji decyduje się na wdrożenie oprogramowania do śledzenia czasu pracy, co jest koniecznością w dzisiejszym szybko rozwijającym się świecie.

Inwestycja w tego typu narzędzia jest musem szczególnie dla instytucji nie czerpiących zysku ze swojej działalności. Jeżeli chcą kontynuować swoją charytatywną misję, otrzymywać dotacje od darczyńców, sponsorów czy organizacji rządowych, organizacje non-profit muszą pilnować swoich wydatków i budżetu, sprawnie zarządzać personelem i godzinami pracy, a to jeszcze nie wszystkie kwestie administracyjnie, o które należy zadbać.

Dzięki funkcji śledzeniu czasu, instytucje pomagające innym ludziom będą mogły łatwiej sporządzać dokładne raporty, oszacować koszty swojej działalności, właściwie zaplanować pracę pracowników i wolontariuszy i przedstawiać szczegółową dokumentację podczas audytów.

Zapoznaj się z naszą listą najlepszego oprogramowania do śledzenia czasu pracy dla organizacji non-profit i wybierz tę, która najbardziej odpowiada potrzebom Twojej instytucji.

Spis treści:

1. TimeCamp
2. WeWorked
3. ClickTime
4. Cashboard
5. TSheets
6. Freckle (nowa nazwa: Noko)
7. ClockShark
8. actiTIME
9. Toggl

1. TimeCamp

Każda minuta pracy wolontariusza jest cenna. Niniejsza aplikacja, automatyczny program do ewidencji czasu pracy,  pozwoli im być bardziej elastycznymi podczas wykonywania ich obowiązków, ponieważ nie ma obawy, że je zmarnują. Będą mieli wszystko pod kontrolą, a to dzięki szczegółowym raportom, które pomogą im się lepiej zorganizować. TimeCamp pomaga organizacjom non-profit zredukować koszty do koniecznego minimum za pomocą szczegółowego rozliczania godzin pracy, budżetowaniu i funkcjom niezbędnym do prowadzenia księgowości.

Główne funkcje:

• Automatyczne śledzenie czasu za pomocą aplikacji desktopowej
• Śledzenie czasu przy pomocy jednego kliknięcia
• Aplikacja mobilna dostępna dla urządzeń z systemem iOS i Android
• Potężny system generowania raportów, które pozwolą sprawdzić, jak i kiedy pracownicy i wolontariusze pracują
• Możliwość ustalenia budżetu czasowego dla każdego zadania
• Dokładne rozliczanie klientów dzięki śledzeniu budżetu projektu
• Przekształcanie wpisów ewidencji czasu w faktury w oparciu o szacunkowe stawki godzinowe
• Zatwierdzanie timesheetów
• Monitorowanie obecności i czasu wolnego
• Fakturowanie
• Godziny rozliczeniowe i nierozliczeniowe
• Integracje bezpośrednie oraz integracje z Zapierem, które obejmują zarządzanie projektami i narzędzia księgowe, takie jak Asana, Podio, Trello, Xero, Quickbooks i wiele innych

Cennik

• Free – darmowy plan TimeCamp dla nieograniczonej liczby użytkowników zawiera wszystkie niezbędne elementy – dokładne śledzenie czasu, nieograniczoną liczbę projektów, kiosk z zegarem czasu, aplikacje na komputery i urządzenia mobilne, wykrywanie czasu bezczynności i wiele innych,
• Starter – 9,99zł za użytkownika miesięcznie, w tym nieograniczona liczba zadań, eksport raportów Excel, frekwencja, czas wolny, śledzenie nadgodzin (rozliczane rocznie),
• Premium – 19,99zł za użytkownika miesięcznie, w tym jedna integracja, rozliczany czas, budżet i szacunki, śledzenie aplikacji i stron internetowych, archiwizacja projektów i inne (rozliczane rocznie),
• Ultimate – 29,99zł za użytkownika miesięcznie, w tym nieograniczona liczba integracji, rozliczane stawki, koszty pracy, fakturowanie, zatwierdzanie kart czasu pracy, niestandardowe role użytkowników i inne (rozliczane rocznie).

Enterprise – niestandardowe ceny; skontaktuj się z zespołem sprzedaży, aby uzyskać więcej informacji

2. WeWorked

Niniejsza aplikacja pomaga wyeliminować papierkową robotę, śledzić budżet i rozporządzać zasobami. WeWorked jest to proste, ale potężne narzędzie ze wszystkimi ważnymi dla organizacji non-profit funkcjami. Przyda się zarówno małym, jak i dużym instytucjom. WeWorked nie jest co prawda darmowym programem, niemniej jego cena i tak jest znacznie niższa niż ta za konkurencyjne aplikacje.

Główne funkcje:

• Timesheety online lub tracker w wersji desktopowej
• Zatwierdzanie timesheetów
• Szczegółowe raporty z możliwością eksportu do formatu PDF lub Excel
• Możliwość konfiguracji zadań
• Fakturowanie (ustalanie różnych stawek: stawka za osobę, stawka za zadanie lub stała stawka za projekt)
• Śledzenie wydatków
• Aplikacja mobilna
• Integracja z QuickBookami i Xero

Cennik:

• Trial
• do 3 użytkowników – 9,99$/miesiąc
• do 10 użytkowników – 19,99$/miesiąc
• do 25 użytkowników – 39,99$/miesiąc
• do 100 użytkowników i więcej – 79,99$/miesiąc

3. ClickTime

Jedną z branż, dla których stworzono ClickTime jest działalność non-profit. Zapewnia wszystkie niezbędne funkcje, które mogą pomóc w zarządzaniu tego typu organizacją. Aplikacja pozwala śledzić działania pracowników i wolontariuszy, śledzić czas korzystania z konkretnych programów i monitorować koszty związane z rozwojem instytucji. ClickTime wspiera każdy rodzaj organizacji, nawet o bardzo złożonej strukturze.

Główne funkcje:

• Śledzenie czasu pracy na podstawie dziennych, tygodniowych i dwutygodniowych timesheetów, konfigurowalne pola, stopery, niestandardowe notatki
• Raportowanie
• Rachunki i raportowanie kosztów (klient, projekt, osoba, zadanie)
• Godziny rozliczeniowe i nierozliczeniowe
• Podstawowe stawki rozliczeniowe (osoba, projekt, zadanie)
• Budżetowanie i prognozowanie z dostępnością pracowników, kosztów pracowniczych rzeczywistych i szacunkowych
• Rozdysponowywanie zasobami w czasie rzeczywistym z poziomu panelu do rozporządzania zasobami itp.
• Aplikacja mobilna na iPhone’a i Androida
• Integracje
• Zatwierdzanie timesheetów
• Śledzenie czasu wolnego od pracy i obecności
• Śledzenie wydatków

Cennik:

• Plan Starter – 9$/użytkownik/miesiąc
• Plan Team – 12$/użytkownik/miesiąc
• Plan Premium – 24$/użytkownik/miesiąc
• Plan Enterprise – cena niestandardowa

4. Cashboard

Cashboard to doskonałe oprogramowanie do śledzenia czasu dla organizacji non-profit, jeśli chcesz wyeliminować wszystkie formalności i zaoszczędzić czas. Jest to kombinacja trackera czasu i narzędzia do fakturowania. Cashboard pomoże Ci lepiej kontrolować budżet, przy jednoczesnym śledzeniu przepracowanych godzin. Jest to proste narzędzie mające zautomatyzować procesy związane z zarządzaniem budżetem.

Główne funkcje:

• Proste śledzenie czasu
• Timesheety
• Funkcje zarządzania projektami
• Szacowanie kosztów związanych z realizacją projektów
• Integracja z Basecampem
• Śledzenie wydatków
• Raportowanie
• Płatności i fakturowanie

Cennik:

• Plan darmowy – 8,25$/miesiąc
• Plan Premium – 15$/miesiąc
• Plan Ultra – 250$/miesiąc

5. TSheets

TSheets to oprogramowanie do śledzenia czasu dla organizacji, które cenią elastyczność. Jest odpowiednie dla małych i dużych zespołów, zarówno dla tych, którzy pracują w terenie, jak i stacjonarnie. Dzięki TSheets każdy menedżer może monitorować aktywność i lokalizację swoich współpracowników.

Główne funkcje:

• Śledzenie lokalizacji GPS – wgląd w czasie rzeczywistym w to, kto, gdzie i nad czym pracuje
• Wygodne śledzenie czasu dzięki aplikacji mobilnej
• Interaktywne raporty w czasie rzeczywistym
• Można zautomatyzować zasady dotyczące nadgodzin, dostosować stawki płac i wstępnie ustawić złożone obliczenia nadgodzin dla łatwego, dokładnego ustalania płac. Alerty nadliczbowe informują o tygodniowych limitach nadgodzin
• Planowanie
• Pracownicy mogą wprowadzać i usuwać zegary w czasie rzeczywistym oraz wprowadzać je ręcznie
• Zaawansowane funkcje śledzenia czasu umożliwiają pracownikom dostosowanie do swoich potrzeb metod wprowadzania czasu w polach, projektach i zadaniach

Cennik:

• Bezpłatny dla jednego użytkownika
• 5$/mc za użytkownika dla 2-99 użytkowników + 20$ opłaty podstawowej/mc
• 5$/mc dla 100+ użytkowników + 100$ opłaty podstawowej/mc
• Zniżka dla organizacji pozarządowych

6. Freckle (nowa nazwa: Noko)

Przetestuj aplikację Freckle, jeśli chcesz być ze wszystkim zawsze na czas i mieć pewność, że wszystkie programy Twoich instytucji są wolne od błędów. Niniejsze oprogramowanie jest łatwe w użyciu. Używając go, możesz być pewien, że dzięki danym, które zbiera będziesz podejmować lepsze decyzje. Ponadto, narzędzie posiada intuicyjny interfejs.

Główne funkcje:

• Nieograniczona ilość projektów
• Timesheety
• – Śledzenie wydatków
• Godziny rozliczeniowe i nierozliczeniowe
• Raportowanie
• Integruje się z ponad 500 aplikacjami innych firm poprzez Zapiera

Cennik:

• Plan Team – zaczyna się od 5 użytkowników/49$/miesiąc
• Plan Organization – rozpoczyna się od 25 użytkowników/199$/miesiąc
• Plan Enterprise – rozpoczyna się od 499$/miesiąc
• Plan Solo – 1 użytkownik za 19$/miesiąc

7. ClockShark

Zadaniem aplikacji jest pomóc firmom o profilu budowlanym i podobnym, które zatrudniają pracowników mobilnych. ClockShark jest łatwym w obsłudze a zarazem potężnym narzędziem do śledzenie czasu pracy i jej planowania, co ma pozwolić pracownikom skupić się na swoich zadaniach, a nie na czasochłonnym wypełnianiu Timesheetów.

Główne funkcje:

• Zdalne śledzenie czasu pracy
• GPS i geolokalizacja
• Aplikacja desktopowa
• Harmonogram pracy
• Zatwierdzenia w timesheetach
• Integracja z aplikacjami do rozliczania płac
• Załączniki do plików
• Większe organizacje mogą prowadzić wiele biur i działów, używając jednego konta ClockShark

Cennik:

• Rozliczenie miesięczne – 5$ za osobę + 25$ opłaty podstawowej
• Rozliczanie roczne – 4,17$ za osobę + 20,85$ opłaty podstawowej

8. actiTIME

actiTIME pomaga zredukować koszty administracyjne, kadrowe i płacowe. Narzędzie umożliwia oszacowanie czasu potrzebnego na obsługę klientów i realizację projektów. Twój zespół łatwo zwizualizuje swoje godziny pracy w systemie zmianowym, a Ty uzyskasz wgląd w ich pracę, zatwierdzisz harmonogramy. actiTIME to świetna aplikacja do śledzenia czasu pracy, które skutecznie zastępuje papierowe timesheety.

Główne funkcje:

• Proste śledzenie czasu
• Dostosowywalne timesheety
• Zatwierdzenie timesheetów
• Osobiste, automatyczne przypomnienia o śledzeniu czasu w wiadomościach e-mail
• Obliczanie godzin nadliczbowych
• Zarządzanie zadaniami, konfigurowalną tablicą typu Kanban, wbudowanymi przypomnieniami, możliwością raportowania o każdym aspekcie pracy (np. łączny czas pracy, godziny rozliczeniowe i nie rozliczeniowe, koszty projektu)
• Zarządzanie zespołem z możliwością tworzenia zespołów i zarządzania indywidualnym zakresem ich pracy
• Fakturowanie i rozliczanie
• Szczegółowe raporty
• Funkcje zarządzania zwolnieniami

Cennik:

• Darmowy do 3 użytkowników
• Cena zaczyna się od 6,57$ dla pięciu użytkowników
• actiTIME Self-Hosted Version – zaczyna się od 799$ dla pięciu użytkowników

9. Toggl

Toggl jest bardzo prostym i intuicyjnym programem. Jeśli szukasz nieskomplikowanego rozwiązania, które pomoże Ci śledzić pracę, zadania i projekty, Toggl jest właśnie tym, czego potrzebujesz. Dzięki tej aplikacji łatwo zautomatyzujesz pracę w swojej instytucji.

Główne funkcje:

• Proste śledzenie czasu z przyciskami start/stop
• Raportowanie
• Działa na wszystkich urządzeniach
• Automatyczne śledzenie czasu
• Tablica projektu z podsumowaniem aktywności użytkownika

Cennik:

• Plan Starter – 9$
• Plan Premium – 18$
• Plan Enterprise – ceny niestandardowe

Zobacz porównanie aplikacji Toggl & TimeCamp