Jakie problemy komunikacyjne mają zespoły pracujące zdalnie?

Kwestia kontroli pracy pracowników zdalnych jest bolączką wielu właścicieli firm. W dobie rynku pracownika, przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po pracowników, którzy chętnie wybierają pracę w domu. Z jakimi wyzwaniami się to wiąże? Najczęściej wymieniane problemy to:

• ograniczona komunikacja z resztą zespołu
• ograniczona komunikacja projektowa
• różne godziny pracy
• ograniczenia techniczne (brak odpowiednich narzędzi, słabe połączenie z Internetem)
• nie przestrzeganie ustalonych godzin pracy
• brak wspólnej kultury w organizacji

Nasze ponad trzyletnie doświadczenie współpracy ze zdalnymi członkami zespołu  pokazuje, że kluczem do sukcesu jest sprawna komunikacja i kontrola pracy.

Wspólne miejsce do rozmów

Chcesz porozmawiać ze zdalnym pracownikiem, wybierz odpowiednie medium. Naszym firmowym środkiem komunikacji jest TimeCamp Planner – aplikacja, którą sami sobie stworzyliśmy. Jest ona oparta na założeniach komunikacyjnych widocznych w popularnej aplikacji Slack.

Nieważne, jaką aplikację wybierzesz. Grunt, żeby była przydatna dla waszego zespołu i żeby pracownicy chętnie z niej korzystali. My, na przykład, lubimy sobie przesyłać śmieszne gify i głosować na najzabawniejsze komentarze pracowników.

Odpowiednie oprogramowanie projektowe typu Kanban i regularny kontakt

Mówiąc Kanban, mam na myśli pewną filozofię działania, opartą na planie działań i rejestracji wykonanych zadań. Codzienne planowanie pracy, co tygodniowe spotkania całego zespołu, częste rozmowy przez telefon czy też Skype’a – to codzienność naszej pracy. Równie istotny  jest też wybór programu projektowego. My używaliśmy kolejno Asany, Trello, by w końcu przejść na TimeCamp Planner. Powinieneś zawsze móc przy konkretnych zadaniach oznaczać osoby zaangażowane, osoby odpowiedzialne, terminy wykonania i mieć możliwość określania statusu zadań (np. wykonane w połowie, rozpoczęte, zakończone) – my używamy kryteriów procentowych (bazujemy na punktach 0%, 25%, 50%, 75%, 100%).

Kontrola godzin pracy nad projektami

Chcąc zapewnić spójne godziny pracy, kontrolę efektywności jej realizacji oraz kontrolę budżetu projektowego firmy, należy zastosować odpowiednie narzędzie, które monitorowałoby pracę pracowników na komputerze oraz rejestrowało czasu poświęcony poszczególnym zadaniom.

Jako że jesteśmy firmą dostarczającą tego typu narzędzie, dziwnym by było, gdybyśmy sami go nie używali. Dziwne, ale nie niemożliwe, bo na początku naszej działalności biznesowej tak właśnie było. Napisaliśmy nawet artykuł o tym, jakie błędy wtedy popełniliśmy w implementacji naszego oprogramowania. Okazało się to  niezwykle cennym doświadczeniem, a sam artykuł spotkał się z pozytywnym przyjęciem przez naszych klientów. Mamy nadzieję, że przynajmniej części z nich udało się uniknąć błędów, które sami zrobiliśmy.

Stworzenie TimeCamp Planner i odkrycie błędów w implementacji metod zarządzania czasem pracy były najlepszymi rzeczami, które przytrafiły się naszej firmie. To jednak nie zmienia to faktu, że nie pracują nie liczby i programy, a my, ludzie. Dlatego też organizujemy wspólne spotkania twarzą w twarz, by nie utracić czynnika ludzkiego w naszych relacjach.