Jak skutecznie wdrożyć monitorowanie czasu pracy przy komputerze w swojej firmie

Monitorowanie czasu pracy przy komputerze to jedna z wielu metod optymalizacji procesu zarządzania czasem pracy w firmie. Jest to też temat który w pierwszym etapie może budzić wiele wątpliwości i pytań. Dlaczego instalujemy program do monitorowania czasu pracy przy komputerze (ang. time tracking software) u nas w firmie ? Czy właściciel chce śledzić co robimy w pracy?

Mamy tutaj wiele kontrowersyjnych pytań gubiąc przy tym samym istotę całego przedsięwzięcia, jakim jest Zarządzanie Czasem Pracy i Produktywnością w swojej firmie. Poniżej przedstawiamy 10 głównych założeń bez których prawidłowa implementacja rozwiązania rejestrującego czas pracy nie może się obejść.

Jak skutecznie wdrożyć monitorowanie czasu pracy przy komputerze w swojej firmie?

Tłumacz dlaczego wdrożenie monitorowania czasu pracy jest ważne

W czasie codziennych czynności w pracy, realizacji zadań i obowiązków przez każdego z pracowników, łatwo zapomnieć o tym że takie monitorowanie ma w ogóle miejsce, przez co zapominamy nawet o analizie raportów pracy czy budżetowaniu całych projektów. Wreszcie zapominamy po co tak naprawdę monitorujemy czas pracy przy komputerze. Dlatego kierowniku, menadżerze, właścicielu czy pracowniku – bądź zawsze na bieżąco ze swoim projektami. Sprawdzaj, co zajmuje Ci najwięcej czasu, a gdzie możesz znaleźć luki by wykorzystać go lepiej. Podnoś swoją efektywność.

Wytłumacz pracownikom jak rozliczać krótkie czynności

• Jak wychodzę po kawę – co powinienem włączyć?
• Jak mam 5 minutową rozmowę przez telefon – co mam monitorować?
• Często pomagam swoim współpracownikom w ich problemach w realizowane pracy – jak to zmierzyć?

Jeśli osoby w firmie nie będą wiedziały jak raportować te aktywności, mało tego, jeśli nawet ich przełożeni nie będą mieli na to pomysłu – czas pracy nad poszczególnymi zadaniami może rzeczywiście odbiegać od realiów.

Jednym z prostszych sposobów zagospodarowania newralgicznych obszarów czasu spędzonego w firmie jest automatyczne wybieranie odpowiednich Zadań z poziomu aplikacji desktopowej. Przełączenie się między nimi to ułamek sekundy, a do menadżera należy ustalenie zakresu czynności podlegających  rejestracji w odpowiednich projektach czy zadaniach.

Nie każdy powinien mieć możliwość dodawania własnych zadań i projektów

Na przestrzeni lat wykryliśmy problem występujący w wielu firmach, jakim jest temat przypisywania czasu poświęconemu jednemu zadaniu różnym projektom przez ogół pracowników w firmie. Wynika to z tego że pracownicy tworzą własne nazwy zadań. Warto w tym miejscu ograniczyć liczbę osób, które te zadania mogą tworzyć np. do samych menedżerów, którzy mogą jedynie komunikować pracownikom oznaczenia poszczególnych projektów.

Wyraźnie zakomunikuj, że monitorowanie czasu pracy jest wymagane

Jeśli chcesz mierzyć czas pracy pracowników w firmie, musisz ich zobligować do używania do tego narzędzi jakie im udostępniasz, takich jak TimeCamp. Musi to być ich obowiązek. Jeśli tak się nie stanie, to przekonasz się, że co jakiś czas ktoś z Twojej firmy będzie stopował swój czas pracy, nie przejmując się tym zbytnio, czy jest on mierzony odpowiednio, by potem np. zapomnieć o włączeniu aplikacji czy naciśnięciu Start.

Wyznacz osoby odpowiedzialne za egzekwowanie raportowania czasu.

W firmach, szczególnie w takich, gdzie każdy jest swoim „szefem”, implementacja rejestracji czasu pracy może początkowo odbiegać od założeń. Po pewnym czasie, orientujemy się, że część załogi monitoruje swój czas, część robi to tylko częściowo, a część o tym zapomniała. Dlatego zawsze najlepiej wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za całe przedsięwzięcie.

Przestrzegaj reguł monitorowania pracy w firmie

Tak naprawdę każdego dnia należy poświęcić te kilka minut, czasem sekund, na sprawdzenie prawidłowego użycia aplikacji, czy wypełniania timesheet’ów poprzedniego dnia w firmie. Tylko w taki sposób zawsze możemy być na bieżąco z możliwościami wystąpienie potencjalnych błędów użycia programu przez użytkowników.

Usprawniaj proces monitorowania czasu pracy

Mierzenie korzyści z monitorowania czasu pracy przy komputerze to proces który musi trwać. Na początku oczywiście na forum firmy powinniśmy pokazać, czym jest i na czym polegać będzie mierzenie czasu pracy, odpowiedzieć na podstawowe pytania zadane przez pracowników. Często jednak pytania mogą być zadawane już po implementacji rozwiązania w firmie, a sama interpretacja pierwszych wyników nie musi prowadzić do satysfakcjonujących rezultatów – wtedy powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie – co poszło źle? Pytanie te jest kluczem do usprawnienia całego procesu zarządzania czasem w firmie i prawidłowej implementacji procesu (ang. time tracking proces).

Pokaż pracownikom wartość zarządzania czasem pracy.

Prawidłowa implementacja tego rozwiązania oraz interpretacja uzyskanych rezultatów mierzenia efektywności pracy, to rzeczy które powinny być wykorzystywane w równym stopniu przez właściciela, kierownika i samego pracownika. Dostęp do raportów ma im uświadamiać czas pracy nad poszczególnymi zadaniami, a tworzenie grup zespołowych przypisanych do projektów, czy też funkcja budżetowania, może spełniać rolę motywująca.

Należy zakomunikować jaki jest idealny rezultat pracy z aplikacją

Menedżerowie muszą jasno określić jakich rezultatów oczekują od pracowników, z drugie strony pracownicy muszą uzasadnić każde odstępstwa od idealnego obrazu pracy stworzonego przez menadżera. Monitorowanie czasu pracy powinno mieć odzwierciedlenie w samej kulturze firmy i nie sprowadzać się do procentów i liczb, a przede wszystkich do wniosków odnoszących się do efektywności pracy, mierzonych nakładami pracy, a ich rentownością.

Ułatw pracę swojemu działowi HR

Prawidłowa implementacja czasu pracy powinna wyeleminować całkowicie konieczność prowadzenia zeszytowych rejestracji godzin pracy, urlopów, delegacji czy nadgodzin. Podstawowym narzędziem pracy w dzisiejszych firmach pozostaje Microsoft Excel. Istnieje wiele aplikacji, które pozwalają na eksport danych do Excela (m.in. TimeCamp) dzięki czemu przy prawidłowej konfiguracji programu praca działu HR będzie sprawniejsza.