Programy do liczenia godzin pracy: poznaj 11 najlepszych aplikacji!

Zaktualizowano 16.10.2024 r.

Programy do liczenia godzin pracy to narzędzia, które w automatyczny sposób ewidencjonują przepracowany czas. Pozwalają nie tylko zaoszczędzić mnóstwo czasu na generowaniu sprawozdań, ale także lepiej zarządzać firmą. Automatyczna rejestracja godzin pracy to korzyść zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.

Temat zautomatyzowanej ewidencji czasu cieszy się ogromną popularnością – szczególnie wśród przedsiębiorstw, które pozwalają na pracę zdalną. Wszak, program do liczenia godzin pracy umożliwia lepszy wgląd w zaangażowanie pracownika. Kiedy dodamy do tego fakt, iż niektóre programy umożliwiają monitorowanie komputera i generowanie raportów – możemy mówić o naprawdę użytecznych narzędziach.

Rejestracja czasu pracy to świetny sposób na podnoszenie produktywności. Za sprawą aplikacji zbierających dane, możemy poddać ocenie zaangażowanie pracownika lub swoje (jeśli wykorzystujemy oprogramowanie do celów własnych).

Dlaczego warto korzystać z aplikacji do godzin pracy?

Korzystanie z dedykowanego programu do liczenia godzin pracy w firmie, a także dla celów osobistych, ma wiele korzyści.

Oto kilka z nich:

• aplikacja czasu pracy pomaga w lepszej organizacji pracy w firmie nie tylko dla całego zespołu, ale również dla poszczególnych pracowników,
• rzetelność danych – wszystkie informacje zbierane przez automatyczny program są dokładne, co pomaga uniknąć błędów,
• lepsza komunikacja w zespole – dzięki ujednoliconej platformie do raportowania czasu pracy, menedżerowie i pracownicy mają na biężąco wgląd w przebieg prac,
• dokładne dostosowanie grafiku i zasobów do obecnych potrzeb,
• tak zwane time entries (logi przedstawiające rozpoczęcie, zakończenie pracy i przerwy) pokazują dokładne godziny przepracowane przez zespół; to pomaga uniknąć nieścisłości w zrejestrowanym czasie pracy,
• jest to świetne rozwiązanie nawet dla osób nie znających się na technologii – cały proces rejestracji godzin odbywa się automatycznie,
• mądre śledzenie czasu pracy owocuje w lepsze zarządzanie projektami i większą rentowność.

Takie rozwiązanie pomaga zoptymalizować procesy przebiegające w firmie i po prostu ułatwić wszystkim życie.

Programy do liczenia godzin pracy. Które są najlepsze?

Pandemia koronawirusa Sars-CoV-2 sprawiła, że popularność programów do monitorowania i ewidencji czasu pracy znacząco wzrosła. Ze względu na mnogość aplikacji, wybór konkretnego oprogramowania nie jest łatwy.

Zachęcamy do zaznajomienia się z naszymi propozycjami. Przygotowaliśmy zestawienie siedmiu wybranych aplikacji. Jednocześnie pragniemy zaznaczyć, że kolejność nie jest dziełem przypadku!

# 1. TimeCamp

TimeCamp to darmowa aplikacja dla nielimitowanej liczby użytkowników, o której można powiedzieć, że stanowi kompleksowe narzędzie do monitorowania i ewidencjonowania pracy. Program rejestruje całkowity czas aktywności pracownika od momentu włączenia aż do wyłączenia komputera.

Intuicyjny, przejrzysty panel pozwala nie tylko na monitoring komputera, ale także ewidencję:

• spóźnień
• nadgodzin
• ilości oraz długości przerw
• czasu pracy offline

To jednak nie wszystko! Prócz funkcji liczenia godzin pracy, TimeCamp oferuje również wygodny arkusz zadań (timesheet), fakturowanie projektów oraz elastyczne raporty z monitoringu komputera pracownika.

Warto przy tym zauważyć, że TimeCamp zintegrowany jest z wieloma innymi aplikacjami do zarządzania zadaniami i projektami, między innymi: Trello, Asaną, Slackiem czy ClickUp.

Zarejestruj się za darmo już dziś!

# 2. Toggl

Toggl to niezwykle popularna aplikacja do liczenia czasu pracy. Intuicyjne, proste, a zarazem wyposażone we wszelkie niezbędne funkcje narzędzie, pozwala zarówno na śledzenie pracy w czasie rzeczywistym, jak i ręczną ewidencję czasu pracy.

Prócz podstawowych funkcji, Toggl to także:

• elastyczne raporty pozwalające na porównanie szacowanego czasu pracy z rzeczywistymi wartościami
• pełna integracja z kalendarzem
• tworzenie raportów w formacie .csv lub .pdf

Prócz tego, aplikacja pozwala na przypisywanie stawek do konkretnych zadań i projektów, co pozwala nam na bieżąco weryfikować czy otrzymujemy satysfakcjonujące wynagrodzenie za poświęcony czas pracy. Możemy dzięki temu szybko i sprawnie porównać naszą płacę za realizację konkretnych zadań.

Co więcej, aplikacja Toggl Button i Togl Desktop poinformuje Cię w momencie, gdy zapomnisz o włączeniu śledzenia. Natomiast, gdy zapomnisz go wyłączyć – Toggl zaalarmuje bezczynność! To niezwykle przydatne dla wszystkich tych, którzy nie pamiętają o ewidencji czasu pracy. Z Toggl szybko zbudujesz dobry nawyk!

# 3. Harvest

Harvest to kolejna aplikacja, która zasługuje na wyróżnienie. To jedno z najbardziej użytecznych narzędzi w tej kategorii. Posiada wszystko to czego potrzebujesz, aby policzyć i ewidencjonować czas swojej pracy.

Harvest daje możliwość ewidencji na dwa sposoby:

• śledzenie w czasie rzeczywistym
• ręczne wprowadzenie czasu pracy

Prócz ewidencji czasu pracy, Harvest pozwala również na generowanie intuicyjnych i przejrzystych raportów na podstawie wprowadzonych danych. Mało tego! Oprogramowanie umożliwia generowanie faktur i zarządzanie płatnościami. Czy można oczekiwać czegokolwiek więcej?

# 4. Timely

Wygodna, przejrzysta i intuicyjna – tak w trzech słowach można przedstawić kolejną aplikację w naszym zestawieniu. Timely to program do śledzenia czasu pracy, który prawdopodobnie posiada wszystko to, czego potrzebujesz, aby poprawić Twoją produktywność.

Timely to także narzędzie pozwalające monitorować i zarządzać czasem pracy całego zespołu. Intuicyjny pulpit nawigacyjny zsynchronizowany z ewidencją, pozwala na jeszcze efektywniejsze kierowanie teamem. Jakby tego było mało, w Timely możesz wizualizować i planować zasoby projektu w jednej inteligentnej przestrzeni. Warto również zwrócić uwagę na fakt, iż program zintegrowany jest z wieloma innymi aplikacjami do zarządzania zadaniami.

Reasumując, opcja  liczenia godzin pracy jest tylko jedną z wielu funkcjonalności dostępnych w aplikacji Timely.

# 5. Hubstaff

Hubstaff to aplikacja o ogromnych możliwościach. Powiedzieć, że jest to oprogramowanie do ewidencji, to jak nie powiedzieć nic.

Hubstaff prócz funkcji liczenia godzin, pozwala także na:

• planowanie pracy (tworzenie harmonogramów)
• tworzenie listy płac
• fakturowanie projektów
• tworzenie elastycznych raportów na podstawie wielu danych

Najogólniej rzecz ujmując, HubStaff to kompletne rozwiązanie, które warto wykorzystać w przypadku większych zespołów. Pozwala na nieograniczone możliwości monitorowania czasu pracy i zarządzania zadaniami.

Wartym odnotowania jest fakt, iż Hubstaff prócz rejestracji czasu pracy, arkusza zadań, fakturowania i budżetowania projektów, oferuje również śledzenie GPS, co pozwala na jeszcze większy nadzór nad pracownikami. Trzeba przyznać, że z tym oprogramowaniem bardzo trudno stracić kontrolę!

# 6. Rescue Time

W naszym zestawieniu najlepszych programów do liczenia godzin pracy, nie mogło zabraknąć aplikacji Rescue Time. Slogan reklamowy tej aplikacji, najlepiej oddaje jej użyteczność, tj. „Odzyskaj kontrolę nad swoim czasem” (ang. Take back control of your time).

Aplikacja służy nie tylko do ewidencji godzin pracy, ale także blokowania wszelkich rozpraszaczy.  RescueTime pozwala automatycznie śledzić czas spędzany w aplikacjach, witrynach i dokumentach. Co więcej, pozwala generować szczegółowe raporty.

Za sprawą tej aplikacji, możesz przeanalizować otrzymane dane i wyciągnąć wnioski pozwalające podnieść Twoją produktywność. Dodatkowo, funkcja FocusTime pozwoli Ci zablokować rozpraszające witryny i aplikacje. Co więcej, możesz ustawiać cele pracy i w czasie rzeczywistym weryfikować czy pracujesz zgodnie z założeniami.

# 7. DeskTime

DeskTime to aplikacja pozwalająca uzyskać dokładny wgląd w dzień pracy swojego zespołu. To nie tylko automatyczny tracker czasu, ale także aplikacja śledząca adresy URL i aplikacje.

DeskTime to narzędzie, które pozwala ewidencjonować zarówno czas pracy online, jak i offline. Program daje możliwość zarządzania przerwami, czasem prywatnym czy kalendarzem obecności.

Co istotne, aplikacja zintegrowana jest z wieloma narzędziami do zarządzania zadaniami i projektami. Oznacza to tyle, że nie musisz rozstawać się z innymi programami, by ewidencjonować czas swojej pracy.

#8 Working Hours

WorkingHours to aplikacja, która pomaga w prosty sposób monitorować czas pracy. Pozwala na dokładne śledzenie zadań dzięki funkcjom takim jak automatyczne zapisywanie aktywności oraz tworzenie raportów. Przechowywanie danych w systemie umożliwia łatwą organizację pracy i bieżące monitorowanie postępów.

Dodatkowo, aplikacja integruje się z popularnymi narzędziami, co sprawia, że zarządzanie czasem w różnych projektach staje się jeszcze bardziej efektywne.

#9 Kadromierz

Kadromierz to polska aplikacja do zarządzania czasem pracy, która sprawdza się szczególnie dobrze w pracy na zmiany. Możemy wybrac spośród kilku przydatnych funkcji takich jak planowanie grafików, ewidencjonowanie czasu pracy i automatyczne obliczanie wynagrodzeń.

Co prawda aplikacja skupia się na uproszczeniu procesów kadrowych, ale jest również pomocna w monitorowaniu obecności pracowników. To, co wyróżnia Kadromierz, to intuicyjny interfejs oraz dostosowanie do przepisów obowiązujących w Polsce, jes to więc praktyczne rozwiązaniem dla lokalnych firm.

#10 Timeular

Timeular to ciekawa aplikacja. Jest to nie lada gratka dla miłośników elektroniki i nowoczesnych gadżetów.

Timeular to innowacyjne narzędzie do śledzenia czasu pracy, które wyróżnia się fizycznym trackerem w formie ośmiościennego urządzenia. Dzięki niemu użytkownicy mogą łatwo rejestrować, nad czym pracują, obracając urządzenie na odpowiednią stronę.

Aplikacja synchronizuje się z trackerem, umożliwiając dokładne monitorowanie czasu spędzonego na różnych zadaniach. Timeular oferuje funkcje takie jak tworzenie raportów i analizę efektywności, co pomaga w optymalizacji pracy na co dzień. Idealne rozwiązanie dla osób, które cenią sobie prostotę i precyzję w organizacji czasu.

Planowanie i optymalizacja czasu pracy

Efektywne zarządzanie zespołem wymaga nie tylko monitorowania, ale również planowania czasu pracy. Gdy mierzymy i rejestrujemy czas pracy, jesteśmy w stanie dokładnie wiedzieć, ile czasu jest potrzebne na konkretne zadania, ale prawdziwa efektywność pojawia się, gdy zaczynamy aktywnie zarządzać tym czasem.

W wielu firmach wprowadza się system rejestracji czasu nie tylko w celu monitorowania i kontroli czasu pracy, ale także w celu optymalizacji i lepszego zarządzania projektami. Dzięki temu możliwe jest lepsze rozłożenie zadań w czasie, zapobieganie przeciążeniom oraz wykorzystanie pełnego potencjału zespołu.

Kluczem do sukcesu jest odpowiednie narzędzie, które umożliwi nie tylko rejestrację, ale również planowanie czasu pracy. Oprogramowanie takie powinno oferować funkcje do organizacji czasu pracy, takie jak kalendarze, przypomnienia czy listy zadań. Wiele aplikacji łączy w sobie funkcje zarządzania projektami z funkcjami do kontroli czasu pracy, co pozwala na łatwe przypisywanie zadań pracownikom, śledzenie postępów oraz wprowadzanie zmian w harmonogramie w czasie rzeczywistym.

Nawiasem mówiąc, zoptymalizowanie czasu pracy nie polega tylko na skracaniu czasu potrzebnego na konkretne zadania. Chodzi również o zapewnienie, że prace są wykonywane w odpowiednim momencie, z odpowiednimi zasobami i w odpowiednich warunkach. Ostatecznym celem jest zapewnienie, że każdy pracownik jest jak najbardziej produktywny i zadowolony z tego, co robi.

Współczesne narzędzia do zarządzania i planowania czasu pracy oferują niezwykłą elastyczność i kontrolę nad tym, jak pracownicy spędzają swój czas. Korzystając z nich, menedżerowie mogą lepiej przydzielać zasoby, zwiększać produktywność i zapewniać, że wszystkie projekty są realizowane terminowo i w ramach budżetu. Warto inwestować w takie rozwiązania, aby osiągnąć sukces w dzisiejszym konkurencyjnym środowisku biznesowym.

Podsumowanie: Programy do efektywnego mierzenia czasu pracy

W ostatnich latach obserwujemy wzrost popularności programów do mierzenia czasu pracy, szczególnie w kontekście rosnącej liczby pracowników zdalnych. Programy do liczenia godzin pracy, jak TimeCamp, Toggl czy Harvest, stały się nieodzownym narzędziem dla wielu firm. Dzięki nim możemy nie tylko dokładnie kontrolować wydajność naszego zespołu, ale także zapewnić transparentność w rozliczaniu czasu pracy pracowników.

Aplikacje do precyzyjnego pomiaru czasu pracy

Zastosowanie programów do pomiaru czasu pracy przynosi korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika. Aplikacja do liczenia godzin pracy, taka jak TimeCamp, oferuje wszechstronne funkcje, od rejestracji czasu spędzonego przed komputerem, po integracje z innymi narzędziami do zarządzania projektami.

Toggl, kolejna popularna aplikacja do mierzenia czasu pracy, skupia się na intuicyjności i prostocie, umożliwiając rejestrowanie godzin pracy w czasie rzeczywistym oraz ręczne dodawanie czasu. Harvest, z kolei, to kompleksowe rozwiązanie, które, oprócz funkcji związanych z obliczaniem czasu pracy, oferuje możliwość generowania faktur i zarządzania płatnościami.

Jak technologia ułatwia rejestrowanie czasu pracy?

Technologiczny postęp przyniósł wiele narzędzi, które ułatwiają obliczanie czasu pracy. TimeCamp, Hubstaff oraz DeskTime to aplikacje, które nie tylko służą do rejestrowania godzin pracy, ale także pomagają w zarządzaniu zespołem, śledzeniu efektywności oraz zwiększaniu produktywności. Każdy z nich posiada swoje unikatowe funkcje, które dopasowują się do różnych potrzeb firm. TimeCamp, na przykład, jest wyjątkowo skuteczny w kontroli godzin pracy większych zespołów dzięki funkcji śledzenia GPS z aplikacją do liczenia godzin na telefonie.

Aplikacje do liczenia godzin pracy stały się nieodzowną częścią współczesnego świata biznesu. Umożliwiają one nie tylko precyzyjny pomiar i obliczanie czasu pracy, ale także pomagają w zarządzaniu zespołem, podnoszeniu efektywności i zwiększaniu produktywności.

W dobie rosnącej liczby pracowników zdalnych i potrzeby precyzyjnej kontroli nad czasem spędzonym na pracy, warto zastanowić się nad wdrożeniem odpowiedniej aplikacji do liczenia godzin pracy w swojej firmie.

Jak odpowiednio korzystać z programu do liczenia godzin pracy?

Posiadanie nawet najlepszego programu do zliczania godzin pracy to jeszcze nie wszystko. Poza zaopatrzeniem się w odpowiednie narzędzie, należy zwrócić uwagę na umiejętność odpowiedniego korzystania z owego dobrodziejstwa.

1. Komunikacja i wytyczne

Podstawą odpowiedniego wykorzystania jakiegokolwiek systemu jest posiadanie tzw. how to – twoi pracownicy powinni wiedzieć na czym polega time tracking (mierzenie czasu) i jak to się robi aby przyniosło efekty.

Co więcej, istotne jest poinformowanie wszystkich zatrudnionych o tym jakie powody stoją za wdrożeniem takich praktyk, co mają one na celu i jak mogą pomóc zarówno pracodawcy jak i pracownikowi.

Ważne jest, aby być otwartym na wszystkie sugestie, obawy, czy krytykę. Pomoże to wprowadzić przyjazną atmosferę i uniknąć niepotrzebnego stresu.

Warto także stworzyć praktyczny przewodnik dla wszystkich. Możesz zamieścić w nim wszystkie potrzebne informacje np. wymagania, wytyczne, odpowiedzi na często zadawane pytania, czy też rozwiązania problemów.

Więcej informacji możesz znaleźć w naszym artykule na temat tego jak skutecznie mierzyć czas pracy pracowników: Mierzenie czasu pracy w praktyce – jak i czym robić to skutecznie?

2. Onboarding

Wprowadzenie pracowników w praktykę rejestrowania aktywności może być trudne. Na szczęście jest onboarding w ciągu którego pracownicy nauczą się korzystania z narzędzia.

Jeśli inwestujesz w system zewnętrzny (np. wymienione przez nas aplikacje), z reguły nie powinieneś spotkać się z trudnościami. Są to przeważnie łatwe w użyciu oprogramowania. Jeśli jednak wdrażasz takie oprogramowanie poprzez np. firmę zewnętrzną typu software house przygotuj szkolenie, aby nauczyć pracowników jak poruszać się po narzędziu.

Możesz również stworzyć dedykowany dokument, zawierający wszystkie niezbędne wytyczne i informacje.

3. Odpowiedzialne użytkowanie

Rejestrowanie czasu nie powinno polegać wyłącznie na odhaczaniu godzin w timesheetach. Chodzi o to, aby monitorować czas pracy rzetelnie, czyli wliczać w to wszystkie czynności związane z pracą.

W tym start i koniec pracy, przerwy, spotkania i inne aktywności które wchodzą w skład obowiązków służbowych (oczywiście zgodnie z zawartą umową), a także nieobecności, czy wyjazdy służbowe.

Liczenie godzin pracy z aplikacją znacznie ułatwi ten proces i zoptymalizuje działania.

4. Obserwacja i usprawnianie

Oczywiście pamiętajmy, że wdrażanie aplikacji do zapisywania godzin pracy to nie jednorazowe zadanie, ale nieustający proces. Dlaczego? Dlatego, że wymaga nieustannej obserwacji i analizy.

Nie warto się jednak zniechęcać, ponieważ regularna obserwacja i ocena danych oraz wyciąganie odpowiednich wniosków mogą pomóc w podejmowaniu decyzji. To z kolei przyczyni się do większej automatyzacji procesów i wzrostu produktywności.

Jakich funkcji szukać w rejestratorze czasu pracy?

Aby jak najlepiej wykorzystać warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych elementów.

Intuicyjność

Łatwy w użytkowaniu interfejs to podstawa. Ludzie i tak mają już wystarczająco dużo pracy. Więcej im nie trzeba. Intuicyjność, prostota i nowoczesny wygląd mogą znacznie ułatwić poruszanie się po systemie a tym samym usprawnić pracę.

Monitorowanie czasu

Co prawda jest to kryterium numer 1, to warto zwrócić uwagę, aby wybierany software miał opcje zróżnicowanego dodawania czasu – od automatycznych funkcji, po ręczne dodawanie i edytowanie wpisów.

Kolejną przydatną funkcją są różne formy śledzenia czasu takie jak GPS i geofencing, mobilna aplikacja, kiosk PIN, czy aplikacja desktopowa (TimeCamp oferuje automatyczne rejestrowanie aktywności komputerowych).

Zarządzanie obecnością

Rejestrowanie nieobecności, wnioski o urlop i zatwierdzanie są bardzo ważne, ponieważ pomagają usprawnić procesy HR. Warto wyposażyć się w moduł monitorowania obecności, aby odpowiednio dostosowywać grafik do zasobów i odwrotnie.

Integracja z płacami

Bezproblemowa integracja z systemami płac (payroll) na platformie w jednym miejscu to duży plus. Oszczędza to czas i pieniądze, bo nie trzeba skakać między różnymi systemami.

Jeśli korzystasz z innych narzędzi, dobry program do time trackingu pomoże ujednolicić procesy dzięki integracjom.

Raportowanie

Konfigurowalne raporty do analizy i wglądu pomogą podejmować lepsze decyzje, i skupić się na tym, co najważniejsze.

Dodatkowe funkcje aplikacji do zapisywania godzin pracy

Warto zadbać także o personalizację aby każdy pracownik znalazł coś dla siebie. I chociaż nie można powiedzieć, że ewidencji czasu pracy może być dobrą zabawą, to na pewno może przyczynić się do poprawy wydajności i samopoczucia. Bo przecież nikt nie lubi spędzać dodatkowych godzin na papierkowej robocie.

Dodatkowo, odpowiednia platforma zastąpi e-mail – pozwoli ci ona na szybki i łatwy dostęp do wszystkich potrzebnych informacji.

Odpowiedni program do liczenia godzin pracy, także darmowy pomoże usprawnić pracę twojej kadry. Wypróbuj TimeCamp, darmowy program do obliczania nadgodzin, już dziś!