Jak Efektywnie Zarządzać Czasem Pracy w Agencji Interaktywnej?

Organizacja pracy — jak efektywnie zarządzać czasem w agencji interaktywnej?

Właściwa organizacja pracy  i czasu jest kluczowa dla efektywnego wykonywania powierzonych nam zadań. Optymalne zarządzanie czasem pracy pozwala nie tylko usprawnić pracę, ale też utrzymać właściwe proporcje między pracą a życiem prywatnym, eliminując tak częste dzisiaj zabieranie pracy do domu. Jak zatem zorganizować swoją pracę? Na to pytanie postaram się odpowiedzieć w niniejszym tekście.

Od czego zacząć?

Podstawą dobrej organizacji pracy jest jasne określenie obowiązków i przygotowanie planu ich wykonania — miesięcznego i dziennego.

Zatem pierwszym krokiem musi być wyznaczenie celów, które mają być zrealizowane. Dzięki temu można określić zadania, które należy wykonać, aby te cele osiągnąć. Bardzo ważne jest tutaj prawidłowe formułowanie naszych celów — przykładowo korzystając z koncepcji SMART. Zgodnie z tą zasadą, każdy cel musi mieć konkretne cechy. Dobrze określony cel powinien więc być:

• konkretny (Specific),
• mierzalny (Measurable),
• osiągalny (Attainable),
• realistyczny (Realistic),
• określony w czasie (Time-bound).

Gdy wiemy już, co musi zostać zrobione, można przejść do kolejnego kroku, czyli optymalnego rozłożenia koniecznych działań w czasie, którym dysponujemy. Trzeba przy tym brać pod uwagę priorytet i rodzaj zadań — konieczne więc będzie stworzenie ich właściwej hierarchii. 

Warto się do tego przyłożyć, gdyż jest to nie tylko bardzo ważny, ale też prawdopodobnie najtrudniejszy element efektywnego zarządzania czasem. Bardzo pomocne jest tutaj podzielenie zadań na grupy i podgrupy, np. ważne podzielić na pilne i niepilne.

Co nas rozprasza i co wpływa na jakość pracy w agencji?

Oczywiście dobra organizacja pracy biurowej nie kończy się na wyznaczeniu celów i przygotowaniu planu ich realizacji. Równie ważna jest eliminacja tzw. prokrastynacji (czyli odkładania wszystkiego na bliżej nieokreślone „później”) oraz związanych z nią pożeraczy czasu i rozpraszaczy.

Prawdziwą zmorą pracy przy komputerze jest przeglądanie Facebooka i innych mediów społecznościowych. Jeśli Twoje obowiązki nie obejmują social mediów, jest to całkowicie bezproduktywne zajęcie, które ani nie pozwala odpocząć, ani skupić się na wykonywanej pracy. Zabiera tylko czas, który można znacznie lepiej wykorzystać.

Kolejnym wrogiem efektywności jest zbyt duża ilość przerw. Oczywiście nie chodzi tutaj o całkowite wyeliminowanie przerw, ale o ich kondensację w jedną, maksymalnie dwie dłuższe — jedna, ale porządna przerwa jest znacznie lepsza niż kilka krótkich i zmarnowanych. Trzeba przy tym zadbać, aby taka chwila wytchnienia miała odpowiedni przebieg — przede wszystkim ma służyć odpoczynkowi. Dla pracowników biurowych powinna wiązać się ze wstaniem od komputera i wyprostowaniem sylwetki oraz wyjściem na krótki spacer (najlepiej na świeżym powietrzu, jeśli jest to możliwe) czy spożyciem posiłku. Przerw nie powinno się natomiast spędzać w tym samym otoczeniu i pozycji, w których się pracuje — nie daje to bowiem potrzebnego naszemu organizmowi wytchnienia.

Następną bardzo często spotykaną przeszkodą efektywności jest bałagan na stanowisku pracy. Dotyczy to zarówno biurka, jak i pulpitu komputera. W przestrzeni roboczej powinno znajdować się możliwie najmniej przedmiotów, które nie tylko rozpraszają uwagę, ale też znacznie utrudniają znalezienie potrzebnych rzeczy.

Poważnym rozpraszaczem uwagi jest także telefon. Jeśli Twoja praca nie wymaga kontaktowania się z klientami, najlepiej po prostu go wyciszyć i nie trzymać na widoku. Dotyczy to zwłaszcza telefonów prywatnych. Duża liczba aplikacji wysyłających notyfikacje w postaci dźwięku lub wibracji potrafi skutecznie rozproszyć uwagę oraz irytować zarówno samego użytkownika jak i jego otoczenie.

Warto także zadbać o wyeliminowanie tzw. small talku. Oczywiście chodzi tutaj o rozmowy w trakcie pracy. Biurowe plotki nie tylko nie wnoszą niczego wartościowego, ale też świetnie rozpraszają i przeszkadzają w pracy.

Oprócz tego na jakość pracy w agencji interaktywnej ogromny wpływ ma użytkowany sprzęt i technologia. Pracodawca musi zatem zadbać, aby każdy z pracowników miał do dyspozycji odpowiednie i sprawnie działające urządzenie z całym potrzebnym oprogramowaniem. Z kolei pracownicy powinni dbać o jego stan i upewnić się, że wszystkie użytkowane programy i aplikacje są zaktualizowane — przykładowo aktualizacja systemu operacyjnego w nieodpowiednim momencie potrafi skutecznie zdezorganizować pracę.

Jak efektywnie zarządzać czasem — 10 wskazówek

1. Zadbajmy o komfort pracy — komfort ma duże znaczenie dla naszego samopoczucia, a to z kolei przekłada się na jakość wykonywanej pracy. Dlatego warto, aby nasze stanowisko pracy było wyposażone w m.in. wygodne krzesło i oświetlenie o odpowiedniej intensywności. Ważna jest także panująca w pracy atmosfera, dlatego warto poprosić o przeniesienie, jeśli pracownicy z sąsiednich stanowisk nie pozwalają nam się skupić na pracy.
   
2. Automatyzujmy procesy — jeśli w ramach pracy wykonujemy powtarzalne czynności, np. wysyłamy do klientów dużo maili o zbliżonej treści, powinniśmy wykorzystywać narzędzia usprawniające ten proces (przykładowo gotowe szablony wiadomości podpięte pod skrót klawiszowy). Dzięki temu zaoszczędzimy sporo czasu i będziemy mogli poświęcić go więcej na bardziej skomplikowane zadania.
   
3. Skupmy się na 1 zadaniu — tzw. multitasking nie sprzyja efektywnej pracy — choć może się wydawać, że tak będzie szybciej, w rzeczywistości o wiele łatwiej popełnić błędy, gdy nasza uwaga jest rozproszona na kilku zadaniach jednocześnie. W efekcie żadne z nich nie będzie tak dobrze wykonane, jak miałoby to miejsce, gdybyśmy skupili się wyłącznie na jednym zadaniu w danej chwili. Stracimy też czas na usuwanie błędów, których moglibyśmy uniknąć, gdybyśmy nie rozpraszali uwagi na kilka zadań.
   
4. Sprecyzujmy cele — tutaj sprawa jest prosta: jasne cele o wiele łatwiej jest realizować.
   
5. Nie planujmy na sztywno — plan działania nie może być rozłożony na cały dostępny czas. Sztywne planowanie wszystkiego prowadzi wyłącznie do frustracji, gdy pojawią się jakieś nieoczekiwane zdarzenia losowe, np. awaria sieci elektrycznej. Bezpiecznym jest natomiast stosowanie zasady 60/40, według której powinno się planować tylko 60% dostępnego czasu, resztę zaś pozostawić na zdarzenia losowe. Oczywiście proporcje te można modyfikować zależnie od specyfiki danego stanowiska. Osobiście planuję ok 75 – 80 % mojego miesięcznego czasu, dzięki czemu w chwili, gdy pojawi się dodatkowe zadanie będę mógł mu poświęcić kilka godzin.
   
6. Nie odkładajmy niczego na później — zadania powinniśmy wykonywać po kolei, zaczynając dzień od tych najtrudniejszych. Rano nasze umysły są najbardziej świeże i przekładanie bardziej wymagających zadań na dalszą część dnia nie sprzyja efektywności.
   
7. Monitorujmy efekty — w miarę możliwości powinniśmy sprawdzać, czy zastosowany plan pozwala efektywnie wykonywać nasze zadania. W razie zgrzytów będziemy mogli lepiej przygotować kolejny.
   
8. Nagradzajmy się — motywacja jest bardzo ważna dla efektywnej pracy. Dlatego też warto sprawiać sobie małe nagrody po wykonaniu skomplikowanych zadań. Nawet zwykły kubek ciepłej herbaty po ciężkiej rozmowie z klientem może zdziałać cuda.
   
9. Bądźmy realistyczni — nie zawsze uda się wykonać cały plan na dany dzień. Nie powinniśmy jednak panikować — jedna osoba może zwyczajnie nie być w stanie wykonać wszystkich wyznaczonych zadań, niezależnie od włożonego wysiłku. Wystarczy po prostu przenieść niedokończone zadania na następny dzień i wziąć to pod uwagę przy kolejnym planowaniu.
10. Odkładajmy wszystko na miejsce — warto zostawić sobie ostatnie 15 minut dnia na uporządkowanie stanowiska pracy. Odłóżmy wszystko na swoje miejsce, pozapisujmy dane i pozamykajmy aplikacje. Dzięki temu kolejny dzień zaczniemy na świeżo i poświęcimy mniej czasu na przygotowanie stanowiska.

Narzędzia do organizacji czasu pracy

Organizację pracy można sobie znacznie ułatwić, korzystając z przeznaczonych do tego narzędzi interaktywnych. Oto kilka wartych polecenia opcji:

• TimeCamp — narzędzie pozwalające w prosty sposób monitorować czas pracy. Sprawdza się idealnie w małych i średnich firmach oraz w pracy freelancerskiej. Dzięki możliwości definiowania projektów jesteśmy w stanie określić, jak długo osoby z naszego zespołu pracowały nad danym projektem. Dodatkowy plus to możliwość integracji narzędzia z popularnymi narzędziami do zarządzania projektami.
  
• Trello, Asana — przejrzyste i łatwe w obsłudze narzędzia do zarządzania projektami i pracą grupową.
  
• Evernote — prosty program organizacyjny, będący niejako uproszczoną wersją powyższych. Dobra opcja dla osób lubiących notatki.
  
• GanttProject — program ułatwiający planowanie i zarządzanie projektami z wykorzystaniem diagramu Gantta.
• Kalendarz Google – niezastąpiony terminarz od giganta z Mountain View, dzięki któremu nie umknie nam żadne zaplanowane spotkanie. Dodatkowe atuty usługi to możliwość dzielenia się kalendarzami ze współpracownikami, powiadomienia o zbliżających się wydarzeniach czy integracja z innymi usługami od Google.

Podsumowanie

Dobra organizacja pracy to klucz do efektywnego wykonywania powierzonych zadań i terminowego finalizowania projektów. Zasady organizacji pracy nie są wcale skomplikowane, a ich wprowadzenie nie wymaga dużego wysiłku. Najważniejszym czynnikiem pozostaje jednak samodyscyplina.

Daniel Jędrysik
Starszy specjalista SEO – Agencja KS

Specjalizuje się w pozycjonowaniu stron. Fan pracy nad najtrudniejszymi projektami SEO oraz technicznej optymalizacji witryn. Z powodzeniem realizuje projekty na rynkach polskim i anglojęzycznych. W wolnych chwilach zgłębia wiedzę z zakresu analityki. Prywatnie miłośnik historii i fan fantastyki.