El mejor software gratuito para la gestión de tareas

Las tareas son una parte de nuestro trabajo y vida privada. Pero con todas las distracciones y responsabilidades, asegurarse de que todas las tareas se completen correctamente, puede ser un reto. Es fácil confundirse y perder la pista.

Por eso es importante organizar todas las tareas. Y el uso de un software para gestión de tareas o una aplicación de seguimiento del tiempo alojada en uno mismo puede ayudarte a mantenerte en la cima.

¿Qué son las herramientas de gestión de tareas?

Una herramienta de administración de tareas es simplemente una solución que ayuda a realizar un seguimiento de las tareas grandes, pequeñas y de varios proyectos. Puedes utilizarlo tanto individualmente como como un sistema para gestionar el trabajo del equipo.

Existen diferentes tipos de herramientas de gestión de tareas y las más populares incluyen las siguientes:

• Lista en papel con tareas en forma de calendario o una lista de tareas simples y personalizadas con fechas de vencimiento utilizadas como organizador de tareas
• Una aplicación para administrar tareas con listas de tareas exhaustivas y totalmente personalizables con funciones adicionales
• Gestores de tareas online con funciones básicas y listas de tareas sencillas
• Herramienta de gestión de proyectos con funciones que te permiten controlar y supervisar el ciclo completo de un proyecto y tareas individuales
• Aplicaciones para rastrear el tiempo con funciones como administración de proyectos, administrador de tareas y fechas de vencimiento, que permiten rastrear cada tarea por fecha y presupuesto, particularmente útiles para organizaciones grandes o personas que realizan un seguimiento de las horas facturables
• Tableros Kanban que ayudan a visualizar la estructura de los proyectos y organizar el flujo de trabajo

Puedes gestionar las tareas de la forma que desees, las opciones son ilimitadas. Además puedes mezclar, experimentar, ya que cada herramienta te permite ser flexible. Elegir la aplicación de administración de tareas adecuada te ayudará a mejorar la gestión del tiempo y a organizar tu trabajo de manera eficiente.

La magia detrás de la gestión eficaz de equipos

Si eres un jefe de proyecto o team leader, probablemente sabes que el mayor desafío de este trabajo es gestionar un equipo. Es difícil debido a las diferencias entre personas, los diversos hábitos de trabajo o diferentes puntos de vista.

Pero también es difícil porque eso requiere un seguimiento constante del equipo y el progreso de su trabajo. También se trata de poder colaborar y comunicarse con los miembros del equipo. Por este motivo muchos project managers deciden utilizar un software de seguimiento del tiempo y de gestión de tareas.

Pero para poder aprovechar al máximo el potencial de dicho software en tu organización, necesitas saber cómo administrar eficazmente a tu equipo con 6 sencillos pasos:

1. Se transparente: respeta a tu equipo, valoralo y aprecia sus habilidades. Ellos estarán felices. Recuerda: un empleado feliz es un empleado productivo.
2. Comunicate para mantener un ambiente ameno, fluido y dinámico.
3. Proporciona comentarios honestos: las personas lo van a apreciar y les ayudará a convertirse en mejores empleados.
4. Anima a la colaboración: si las personas no colaboran, perderán sus hábitos diarios. Será más difícil hacer un seguimiento de sus tareas y su progreso.
5. Confía en tu equipo: ellos saben cual es su función y lo harán de manera eficaz y eficiente si crees en ellos. 
6. Evita el agotamiento: Deja que tu equipo tome descansos, delega sus tareas para que se tomen un día libre. De esa forma serán más productivos y tendrán la fuerza física y mental necesaria para trabajar.

Por lo tanto, toda la magia detrás de la gestión eficaz de equipos se esconde en el uso de las técnicas adecuadas junto con un software especializado.

Entonces, ¿por qué deberías usar un software de gestión de tareas gratuito? Simplemente porque antes de decidirse a utilizar versiones de pago, debes comprobar y ver qué herramientas funcionan mejor para ti y tu equipo y si vale la pena invertir dinero en ellas.

¿Por qué utilizar herramientas gratuitas de tareas de equipo?

Diferentes personas usan el software de administración de tareas por diferentes razones.

Por supuesto, cuando eliges un gestor de tareas, debes considerar aspectos como:

• La industria en la que trabajas
• El modelo de negocio y de tu organización
• Si trabajas como autónomo, trabajador remoto o en la oficina
• Cuanto de grande es tu equipo
• Y qué características necesitarás para satisfacer todas tus necesidades comerciales

Es importante pensarlo detenidamente, ya que no todas las soluciones de administración de tareas serán adecuadas para ti.

Sin embargo, usar estas aplicaciones solo tiene beneficios. Ayuda a organizar y programar el trabajo, mantenerlo actualizado sobre el progreso de la tarea o del proyecto, optimizar los procesos y automatizar el trabajo.

Si todavía no has implementado un software de gestión de tareas, ¡ya es hora de que lo hagas!

Las mejores herramientas para administrar tareas en equipo

Hay muchas herramientas de gestión de tareas disponibles. Algunos de ellos son simples listas de tareas pendientes de hacer, otros son softwares extensos con características de una herramienta de gestión de proyectos.

Si estás buscando un gestor de tareas, echa un vistazo a nuestra lista de los mejores softwares en versión gratuita para poder administrar tareas que pueden mejorar enormemente la realización de tu trabajo.

NAVEGACIÓN RÁPIDA:

1. TimeCamp
2. TimeCamp Planner
3. MeisterTask
4. Todoist
5. Trello
6. Asana
7. nTask
8. Flow
9. Google Docs
10. Nifty
11. Weekdone

1. TimeCamp

TimeCamp es un software de seguimiento de tiempo y tareas que es 100% gratuito para usuarios ilimitados con un rastreador automático de tiempo. TimeCamp es uno de los sistemas de gestión del tiempo más avanzados del mercado.

Viene con funciones útiles, especialmente en relación al seguimiento, la gestión de tareas del flujo de trabajo.

Puedes rastrear tareas, proyectos y actividades por categorías, incluido el uso de páginas web y aplicaciones, monitorizar las fechas de vencimiento y generar automáticamente hojas de tiempo precisas. Puede ayudarte a seguir la pista de tu presupuesto y a llegar siempre a tiempo.

Es un excelente software para la gestión de tareas porque te permite realizar un seguimiento del progreso de cada miembro del equipo, incluidos los trabajadores remotos y las personas que se encuentran repartidas por todo el mundo, por ejemplo en un viaje de negocios. ¡TimeCamp reúne sus resultados en un solo lugar como si tu equipo estuviera en una oficina!

TimeCamp es el mejor software de gestión de tareas con funciones de gestión de proyectos, lista de tareas, vista de línea de tiempo y seguimiento del tiempo con un solo clic.

¡Integra TimeCamp con tu aplicación favorita de gestión de tareas!

2. TimeCamp Planner

TimeCamp Planner es una aplicación de gestión de tareas innovadora e intuitiva con chat. Es una combinación de Slack y Trello pero con funciones más avanzadas. No solo ayuda en la gestión de proyectos y el flujo de trabajo del equipo, sino que también mejora la comunicación y la colaboración en un equipo y con los clientes. Es un software de organización de proyectos para equipos pequeños y medianos.

TimeCamp Planner ayuda a organizar todos los proyectos y proporciona transparencia. Es una solución de gestores de tareas fáciles de usar que te permite almacenar toda la información sobre las tareas en un solo lugar.

Características principales:

• Gracias a su diseño ergonómico puedes ver tres tableros en un solo lugar: tu equipo y espacios (diferentes canales), chat y lista de tarjetas con tareas
• Puedes convertir fácilmente una parte de tu conversación en una tarea
• El tablero con tareas en estilo Kanban te permite ver todos los proyectos de un vistazo para facilitar el seguimiento de las tareas
• Cada tarea se puede ajustar: puedes establecer una fecha de vencimiento, asignar tareas a una persona particular, agregar etiquetas, crear una lista de tareas pendientes, descripción, archivos, comentarla, convertirla en una tarea recurrente
• La característica de los espacios de trabajo te permite crear muchos espacios,por ejemplo si trabajas para varias organizaciones o tienes diferentes clientes para que puedas invitarlos para una mejor colaboración y comunicación
• Puedes crear listas personales de tareas pendientes con una fecha de vencimiento para seguir tu trabajo todos los días y asegurarse de que cada tarea se realice a tiempo (puedes usar la vista Mis tareas como organizador de tareas personal)
• Una interfaz agradable e intuitiva hace que es divertido usar TimeCamp Planner
• Seguimiento de tareas con TimeCamp directamente en la aplicación; los informes se generan automáticamente en TimeCamp

TimeCamp Planner te da un espacio para organizar tareas y proyectos de manera libre y fluida. Puedes usarlo como una aplicación avanzada en forma de lista de tareas o un simple software gratuito y asegurarte de que cada fecha de vencimiento se acerque de manera efectiva. No tienes que cambiar entre aplicaciones y pestañas. ¡Todo está en un solo lugar!

¡Lleva tu empresa a otro nivel con un software de organización de tareas!

3. MeisterTask

MeisterTask es una plataforma de gestión de proyectos y tareas online diseñada para ser lo más útil posible en el proceso de gestión de proyectos. Con la herramienta puedes controlar el progreso de tus proyectos o ayudar a los miembros del equipo a colaborar entre ellos a la perfección. 

Esta herramienta proporciona un entorno accesible y productivo para ti y tu equipo. Combina los elementos de gestión de proyectos, colaboración y sistema de gestión de tareas. Puedes usarla para crear proyectos rápidamente para cada miembro del equipo y asignar tareas sin esfuerzo. Este producto te ayuda a monitorear todas las fases de implementación del proyecto. MeisterTask tiene aplicaciones gratuitas para iPhone, iPad, macOS y Windows.

Características principales:

• Tableros Kanban para proyectos que se adaptan a tu flujo de trabajo
• Seguimiento de proyectos
• Gestión de tareas
• Automatización inteligente para un trabajo eficiente
• Integraciones con otras aplicaciones de gestión de proyectos y tareas como Google Drive, Slack, Dropbox o GitHub
• Seguimiento de tiempo simple en la aplicación
• Seguimiento de tareas con TimeCamp directamente en la aplicación. Los informes se generan automáticamente en TimeCamp para darte información sobre las tareas y proyectos y el flujo de trabajo de tu equipo.

👉Ve la integración de TimeCamp con MeisterTask

4. Todoist

Todoist es una de las mejores apps de listas de tareas pendientes y herramientas sencillas de gestión de tareas. Puedes sacar todas tus tareas de la cabeza, ponerlas en Todoist y la aplicación las guardará para ti. Este software gratuito te permite priorizar tus tareas, asignarlas diferentes categorías, asignar tareas a las personas y establecer fechas de vencimiento. También puedes controlar tu productividad y medir el rendimiento.

Con Todoist  finalmente podrás mantener la tranquilidad y te aseguras de que todas tus tareas estén bajo control. Cuando esté integrado con TimeCamp, Todoist es una útil solución de gestión del tiempo. Puedes rastrear cada tarea con TimeCamp directamente en Todoist. Y los informes se generan automáticamente en TimeCamp. ¡Todo con un solo clic!

Si eliges Todoist Business dedicado a equipos, accederás a funciones aún más potentes y pequeñas que te ayudarán a organizar el trabajo de tu equipo, gestionar fácilmente tareas y proyectos y controlar la fecha de vencimiento.

Merece la pena suscribirse a uno de los planes si necesitas un software de gestión de tareas para tu equipo.

👉 Ve la integración de TimeCamp con Todoist

5. Trello

Trello es uno de los mejores y más populares softwares de gestión de tareas. Puedes usarlo por tu propia cuenta, con tu equipo o incluso con toda la empresa. Te permite organizar todas las tareas y proyectos en un solo lugar de forma transparente. Es una herramienta sencilla y fácil de usar. Te permite trabajar en diferentes tareas y proyectos en un solo lugar sin la necesidad de cambiar de pestaña.

Trello es un tablero visual para gestionar y planificar tareas. Aunque tiene un diseño básico, tiene muchas funciones útiles. Puedes crear varios tableros para diferentes equipos con tantas listas de tareas que necesites, ajustar la configuración de las tarjetas, repetirlas para tareas recurrentes, comentar tareas, compartir archivos y usar muchas otras opciones elaboradas.

Trello tiene una amplia lista de potenciadores que ayudan a mejorar el trabajo y la colaboración. Asegúrate de utilizarlas para mejorar la gestión de tu proyecto, automatizar el trabajo fastidioso y la gestión de tareas en tu equipo.

El gran poder de TimeCamp y Trello hacen que la administración de tareas sea extremadamente conveniente.

La versión gratuita de Trello viene con funcionalidades limitadas.

👉Ve la integración de TimeCamp con Trello

6. Asana

Asana es un software que te permite mantener todos los datos sobre tu equipo y tu trabajo en un solo lugar. Es mejor para los equipos que necesitan mantener un flujo de trabajo constante y asegurarse de que siempre se cumplan las fechas límite.

Aunque puede que al principio no sea tan fácil de usar Asana, después de una breve incorporación aprenderás a utilizar esta herramienta.

Los miembros de tu equipo pueden organizar y estructurar fácilmente su trabajo y luego seguirlo y monitorizarlo. En Asana puedes visualizar el proyecto para asegurarte de que todo va de la manera correcta, eliminar riesgos y resultados negativos. Es una app de gestión de tareas fantástica para cualquier tipo de equipo. Tiene una aplicación con lista de tareas avanzada que tiene muchas funciones. Puedes organizar tu trabajo en este software gratuito de la manera que necesites y te guste.

Características principales:

• Los tableros le permiten visualizar el trabajo y ver el progreso de tareas y proyectos
• Cronograma para realizar un seguimiento del ciclo del proyecto
• Calendario
• Compartición de archivos
• Actualización en tiempo real de proyectos y tareas
• Gestión de la carga del trabajo en un equipo
• Creación de reglas para tareas para automatizar el trabajo
• Puedes personalizar el proyecto para organizar todas las tareas de la manera que deseas
• Los formularios ayudan a gestionar las solicitudes entrantes
• Integra Asana con TimeCamp para obtener informes precisos y detallados sobre tareas y proyectos: ¡haga de Asana un poderoso gestor de tareas!

👉 Ve la integración de TimeCamp con Asana

7. nTask

nTask es una plataforma de gestión de proyectos y tareas online  que se utiliza para optimizar los procesos de equipos de cualquier tamaño. Puedes usarla para rastrear listas de tareas personales o administrar tus listas de tareas para proyectos profesionales complejos. Los diagramas de Gantt en la app te ayudan a gestionar los flujos de trabajo y visualizar tu progreso para todo el proyecto.

Esta herramienta hace que seas más productivo gracias a mantener a todos informados con una perfecta colaboración del equipo. Desde la planificación del proyecto hasta la ejecución y el seguimiento, nTask te ayudará a hacerlo y cumplir los plazos. A los equipos remotos y los autónomos les encanta el módulo de hojas de tiempo para realizar un seguimiento del tiempo de cada tarea y enviarlo para la aprobación a los managers. Si comienzas a usar nTask, puedes administrar tus reuniones, asuntos, riesgos, proyectos, documentos y horarios en un lugar. También está disponible en la aplicación iOS y Android.

Características principales:

• Vista de calendario, cuadrícula y lista para tareas
• Listas de tareas pendientes
• Asignación de tareas
• Seguimiento del tiempo y estimaciones
• Colaboración del equipo
• Visualización de flujos de trabajo con diagramas de Gantt
• Seguimiento del presupuesto facturable y no facturable
• Gestión de proyectos
• Minutos de reunión
• Integración con Zapier, Zoom, Google Calendar y muchos más

8. Flow

Flow es un software elaborado para gestionar tareas con una interfaz intuitiva y agradable. Las cosas que puedes hacer en Flow te permiten manejar tu equipo y obtener transparencia: puedes ver quién está trabajando en qué y cómo se ve el flujo de trabajo de todo el equipo.

Esto es lo que puedes hacer en Flow:

• Planificar y administrar proyectos a través de organizar actividades como listas de tareas o tarjetas, ideal para personas que prefieren el tablero Kanban
• Ver las etapas de trabajo y planificar proyectos para el futuro gracias a los cronogramas del proyecto
• Con un panel intuitivo podrás ver una descripción general de todos los proyectos
• Crear tareas, subtareas y tareas recurrentes
• Recibir notificaciones instantáneas
• Realizar un seguimiento de las tareas con varias opciones que le facilitan flexibilidad en la gestión de tareas
• Integración con otras aplicaciones y herramientas  y muchas, muchas más

Flow es un software de gestión de tareas con muchas características pequeñas.

9. Google Docs

Todo el mundo conoce Google Docs y sería un pecado no mencionarlo. Gracias a sus funcionalidades es uno de los mejores programas gratuitos de administración de tareas.

Antes que nada porque todo sucede en tiempo real. En segundo lugar porque todos los miembros del equipo pueden crear o trabajar en el documento ya generado simultáneamente.

Con Google Docs puedes realizar un rastreo de todas las tareas de una manera sencilla y saber qué está sucediendo con tu equipo. Es fácilmente accesible y cuando decides utilizar G Suite, ¡ aún obtienes más beneficios!

Además  Google Docs es adecuado para un gestor de tareas porque tiene muchos complementos y puedes integrarlo con otras aplicaciones y software de gestión de tareas.

10. Nifty

Nifty es un centro de colaboración que ayuda a los equipos a crear cronogramas, resultados y cargas de trabajo tanto para ellos como para sus clientes. Lleva todos los aspectos de la gestión de tareas en una pestaña del navegador.

Con Nifty todas las discusiones sobre un proyecto se pueden realizar dentro de la propia aplicación. Puedes comunicarte a través de hilos de discusión del proyecto, chat de equipo y videollamada de Zoom. Puedes hacer un seguimiento del tiempo de todas las tareas, asignar fechas de vencimiento, compartir archivos y recibir una notificación automática cuando tu compañero de equipo hace una tarea y la envía a otra fase.

Es una herramienta completa que ahorra tiempo, de otra forma se gastaría mucho tiempo cambiando entre varias herramientas de colaboración.

11. Weekdone

Weekdone es una herramienta de generación de informes de estado y planificación semanal potente pero sencilla, diseñada para adaptarse a los equipos remotos al día de hoy. Ayuda a mantener a todos en la empresa informados y simplifica la entrega de actualizaciones de estado.

Mediante el uso de la metodología PPP (planes, progreso, problemas), Weekdone permite a los equipos realizar un seguimiento del progreso en cualquier tarea o proyecto determinado. Gracias a su suministro de noticias gamificados, los compañeros de equipo y los empleados pueden felicitarse mutuamente por el trabajo bien hecho y ofrecer comentarios cuando sea necesario.

La app se basa en el concepto de comunicación de equipo asincrónica que permite a los miembros de equipo recibir las actualizaciones más importantes cuando lo consideren oportuno. No más toneladas de notificaciones y estrés por los mensajes no leídos.

Además Weekdone proporciona un conjunto único de encuestas para empleados, estadísticas de productividad del equipo y conversaciones privadas uno a uno para mejorar el proceso de dar y recibir comentarios.

Características principales:

• Establecimiento de objetivos de empresa, equipo y personas
• Registros semanales integrados
• Suministro de noticias del equipo con información y actualizaciones cruciales
• Chats personalizados uno a uno
• Encuestas personalizables para empleados con calificación de 5 puntos

¿Cómo gestionar las tareas?

Cuando se combina el seguimiento del tiempo con el software para gestión de las tareas, sale un sistema sólido para el trabajo, el presupuesto y la administración de equipos.Puedes ajustar la combinación a tus necesidades de la forma que desees.

¿Cuál es tu app favorita? ¿O tal vez tienes tu propia forma de realizar un seguimiento del progreso de la tarea? Haznos saber tu opinión en los comentarios, ¡nos encantaría saber de ti ! ¡Comparte tu software favorito  de administración de tareas!