¿Cuáles son los sistemas de seguimiento y evaluación de proyectos?

Las métricas de calidad en la gestión y seguimiento de proyectos son aquellos KPIs (indicadores claves de desempeño) que son fundamentales durante la realización de un proyecto. Un encargado del proyecto siempre se asegura de realizar un seguimiento, ya que muestran información sobre todos los aspectos del proceso de trabajo. Deben ser evaluados cuidadosamente para garantizar que el equipo esté trabajando en las tareas adecuadas. Si el encargado del proyecto no controla el KPI, el riesgo de fallo o de que el proyecto supere la fecha límite aumenta drásticamente.

Cada proyecto necesita un tablero, el manager puede establecer uno basándose en los aspectos más importantes del proyecto (las métricas y los KPIs correctos). También puede usar el software para gestión de proyecto y seguimiento adecuado que lo hará por él. A continuación te mostramos un ejemplo del panel de control en tiempo real disponible en la versión PRO de tu software de seguimiento, TimeCamp:

Panel de control en tiempo real TimeCamp

Como sugiere el nombre, esta función básicamente permite controlar la actividad de los trabajadores en tiempo real.

Hay 4 partes diferentes de este informe:

1. Los mejores trabajadores de tu proyecto (persona  que se presenta la mayor parte del tiempo en el período seleccionado).
2. Top 10 (muestra las tareas rastreadas con más frecuencia dentro del período de tiempo seleccionado).
3. Muestra cuántas horas reportadas son realmente facturables o no.
4. Muestra qué tareas se están rastreando en este momento.

Este panel te permite realizar un control de lo que sucede durante el trabajo en el proyecto y también te ayuda a mantenerte al día con los cambios en el presupuesto.

TimeCamp dispone de funciones que facilitan el trabajo en una empresa, gestionar un proyecto con este software será mucho más fácil. ¡Puedes probarlo gratis y verlo por ti mismo!

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Los sistemas de seguimiento y evaluación de proyectos 

Aquí vamos a ver cuáles son las métricas de calidad y cómo preparar un panel de KPI útil. En primer lugar, la claridad de la métrica del proyecto es vital, debe ser lo más comprensible y visual posible. Además debe ser medible y viable.

Veamos algunas de los indicadores de calidad de gestión de proyectos más populares:

1. Valor planificado

El nombre ya lo dice todo, es la cantidad estimada de dinero que hay que tener para terminar todas las actividades y tareas planeadas en tiempo. Puedes probar y compararlo con otras métricas para tener una mejor visión del progreso del proyecto. Notarás si algunas tareas funcionan mejor que otras y podrás reaccionar si algunas tareas consumen una gran parte del presupuesto de la empresa.

Hay dos fórmulas simples que puedes usar para calcular PV:

Valor planificado = (las horas programadas en el proyecto) X (tarifa por hora de un empleado que trabaja en el proyecto)

Valor planificado = (% planificado de tareas que quedan por completar) X (presupuesto del proyecto)

Ejemplo: Suponemos que tengas 6 meses para completar el proyecto y un presupuesto de $5000. Después de 3 meses tu equipo debería haber completado el 50% del proyecto, por lo que todavía queda el 50% y tu presupuesto debería rondar los $2500. Por lo tanto el valor planificado del proyecto es de 2500 USD, así de simple.

Sin embargo si estás al 50% pero se gastó más dinero, eso significa que tu gasto real ha sido más alto que el valor planificado.

2. Costes actuales

El KPI de coste real te dice cuánto dinero ha gastado realmente tu equipo en el proyecto. Esto incluye factores que pueden aparecer de forma aleatoria, no existe una fórmula para calcularlo. Lo cuentas sumando todos los gastos que requirió el proyecto.

Si tienes las horas registradas, es fácil calcular el coste real gastado en salarios, recursos y otros factores que fueron necesarios para completar el proyecto.

3. Valor ganado

Probablemente el que más le interese 😉

El valor ganado de KPI también se denomina como Coste Presupuestado del Trabajo Realizado, es el encargado de mostrar los resultados del trabajo planificado y el presupuesto recibido para completarlo.

¿Qué es lo siguiente?

Es importante que creas estos KPI para cada proyecto en el que tu y tu equipo estáis trabajando. Usa el panel del equipo para mantener a todos los miembros del equipo informados. Ahí es donde TimeCamp puede ayudarte.

Bien, esos fueron los tres indicadores principales de gestión de proyecto. Es el núcleo de la gestión de proyecto y algo que cada encargado aspirante del proyecto debería conocer. Haznos saber si te gusta esta publicación, así prepararemos otras descripciones de las Métricas de Calidad para la Gestión de Proyectos.