Sistemas de Gestão de força de trabalho – Expectativas versus realidade

Não é fácil ser o chefe. Ainda mais difícil ser um gerente de projetos profissional. Em primeiro lugar, requer uma perfeita gestão de tempo e de funcionários. Comportar-se de uma forma profissional em todas as oportunidades exige auto-sacrifício. Nós gostaríamos de tratar a nossa equipe como bons amigos, mas, ao mesmo tempo, temos exigências e expectativas. Muitas vezes temos que apressar-los, mantê-los sob pressão, e até mesmo repreender. Entre um gerente e um empregado, há esse

Entre um gerente e um empregado, há esse gap invisível que nunca desaparece, mesmo se as nossas relações forem familiares, é mais um  relacionamento pai/mãe-filho/filha do que um irmão-irmã. A hierarquia deve existir. Caso contrário, a empresa pode desintegrar-se (como uma família, onde as crianças levantam a mão e começam a desrespeitar seus pais.)

Então, o que os gerentes de projetos devem fazem quando suas expectativas de trabalho e atitude de sua equipe colidem com a realidade não tão boa? Vamos discutir alguns dos problemas mais comuns e ver como um software de gestão de tempo (timesheet) pode ajudar e quais soluções/ideias podem ser implementadas para aumentar a produtividade de nossa equipe:

Horas estimadas versus tempo real de trabalho

Não há muitas pessoas que têm a capacidade de estar 100% focado o tempo todo. Além disso, muitas pessoas têm a tendência a lentidão e esta é apenas a ponta do iceberg. Onde PC e conexões de rede estão envolvidas, o Facebook aparece! E o YouTube e o Twitter e (outros nomes), praticamente uma centena de milhares de sites que principalmente roubam nosso (e dos nossos funcionários) tempo (que, para ser honesto, são pelo menos horas parciais de trabalho também).

As estatísticas são de arrepiar – por exemplo, as pessoas assistem via Facebook 100 horas de vídeo diariamente. Eles provavelmente gastam dez vezes mais esse montante apenas navegando na web, e este é apenas um website! (O maior do mundo, entretanto).

Temos de encarar o fato de que pelo menos alguma porcentagem do tempo é retirado de nós, do nosso trabalho e da nossa empresa. Como podemos evitar isso? Algumas corporações e empresas usam um software para bloquear páginas com conteúdo particular – este é um pouco exagerado. Afinal, a mídia social é muito útil quando se trata de gerir o negócio. Além disso, essa restrição pode minar o ânimo da nossa equipe e vamos perder uma parte da nossa autoridade aos olhos dos nossos trabalhadores. Com TimeCamp você não impõe nada à sua equipe, mas, ao mesmo tempo, você tem a capacidade de verificar quanto tempo eles realmente trabalham. Sabendo que você pode verificar suas atividades, seus trabalhadores irão trabalhar mais focados! E a perspectiva de mostrar os resultados de sua contribuição para a conclusão do projeto deve ser uma motivação adicional.

Se trabalhar com freelancers, especialmente os novos, pedindo-lhes para usar o software de timesheet, será uma ótima maneira de controlar se eles estão fazendo o que está planejado para pagar a eles.

Monitorando tempo vs. Enganando o tempo

Infelizmente, embora a instalação de gerenciadores de tempo nos computadores de seus empregados seja benéfico – e não apenas para você e sua empresa, mas para os trabalhadores também – poderá haver indivíduos que acharão isto uma “vigília”. Eles vão expressar o seu descontentamento de várias maneiras – Procurando por meios de dar a volta no tracker, retardar deliberadamente o seu trabalho ou talvez tentar convencer os seus colegas de trabalho que o que estamos fazendo é errado.

O fato é que os aplicativos de rastreamento de tempo não são um “mal” – eles não estão lá para vigiar, mas para aumentar a produtividade, sabemos disso e a maioria dos nossos funcionários também sabem. Ainda assim, há pessoas que não têm essa visão e eles vão implantar o caos em nossa empresa.

Devemos demiti-los? Absolutamente não! Imagine a imagem negativa que teremos conseguido em fazer algo assim.

Em vez disso, temos sólidos argumentos para provar que, quando se trata de gestão eficaz do tempo, esse software é quase nada, mas muito útil.

Como podemos convencer alguém a experimentar? Nosso BLOG pode ajudar neste caso; lá você vai encontrar algumas ideias excelentes para gerir o tempo que você pode apresentar aos seus funcionários. Estas ideias e atividades são mais fáceis de aplicar quando se usa uma ferramenta de gestão de tempo, esta pode ser a nossa maneira de prova. Ainda mais simples seria apenas apresentar TimeCamp aos seus funcionários antes da sua implementação.

Apresentação deve incluir recursos como:

• Timesheet (planilha de horas)
• notas de entrada de tempo
• entrada de tempo de / até
• timesheet gráfico
• atividades de computador atribuídas a entradas de tempo
• alocação de tempo de automática com uso de regras e palavras-chave
• detecção tempo ausente
• relatórios
• filtros
• exportação para Excel e outros formatos
• projetos
• hierarquia ilimitada na estrutura de projetos
• permissões de acesso
• fatura – geração e emissão
• as taxas de faturamento
  • por empregado
  • por tarefa
  • por projeto
• pagamentos on-line
• fatura com base em horas de projeto
• cotações
• taxas customizadas
• suporte multi-moeda
• orçamento de horas de projeto
• lembretes por e-mail
• To-dos
• Integrações
• sincronização de tarefas
• sincronização de pessoas
• Controle de tempo diretamente no software
• sincronização de faturamento

E isso não é tudo! Os céticos devem perceber quantas possibilidades tal software podem oferecer. Se não, então ele simplesmente significa que ele quer se divertir e ser pago para tal, melhor ter uma discussão séria com eles e ouvir os seus argumentos.

Resumindo

Um sistema de gestão de força de trabalho precisa de equilíbrio. Como gerente, temos de perceber que nossos funcionários não devem trabalhar em suas tarefas de uma forma que gostariamos que eles trabalhasse e tão eficientes quanto deveriam. Ou que eles não vão se dedicar suficiente compromisso ao projeto. As expectativas são sempre diferentes da realidade. Temos de ser capazes de gerenciar a nossa equipe – encontrar o equilíbrio entre a pressão e encorajamento. Desta forma, vamos ganhar o respeito de nossos funcionários e como resultado da confiança, mesmo que tenha terminado o projeto fora do prazo, que, pelo menos, honestamente tentou e deu o seu melhor para entregá-lo no tempo.

Talvez a chave para gerir o nosso negócio da maneira mais eficiente seja adotar essa atitude de um ‘pai rigoroso quem sabe quando apontar uma coisa importante ou quando repreender seus filhos. Mas temos que lembrar que nossos funcionários precisam desse sentido de pertençer à ‘família’. Assim, devemos deixá-los