Como fazer reuniões mais produtivas

Gerenciar tempo e produtividade são dois lados da mesma moeda. Se a sua reunião proposta deve ser produtiva, então uma gestão clara e bem planejada de tempo e estratégia devem ocorrer. No entanto, este não tem sido o caso, mesmo em reuniões de alto nível organizacionais e institucionais.

Alguns dos relatórios que recebemos em reunião do conselho de algumas empresas constata que eles continuam perdendo um tempo precioso de seus membros. Ainda sobre esta nota, a mesma pesquisa descobriu que mais de 20% a 50% do tempo gasto durante as reuniões não é frutífera.

Como fazer reuniões mais produtivas ?

Como, então, deve-se controlar o tempo, a fim de obter a melhor discussão produtiva durante as reuniões? Para fazer justiça a esta pergunta, temos estudado as variadas distrações possíveis e fatores de desperdício de tempo em diferentes tipos de reuniões e concluímos que:

• Uma reunião sem uma agenda bem planejada, é como uma startup sem um plano de negócios. Você pode ter uma ideia de onde você quer chegar ao final da reunião, mas você pode não ser capaz de chegar lá se a agenda não for dividida em pontos de modo que um ponto possa conduzir a outro de forma progressiva .
• Pessoas extrapolam tempo para a reunião, é por isso que ela continua indo indefinidamente sem chegar a um final conclusivo. Isso também obedece a Lei de Parkinson que afirma que “O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização”.
• As pessoas prestam menos atenção ao orador especialmente quando eles pensam que os pontos que ele ou ela está falando são cansativos. Pessoas assim têm menos de 8 segundos de atenção focada e são geralmente vistos usando o smartphone durante reunião.
• Conversas desconexas e laterais são os maiores fatores de desperdício e de distração da maioria das reuniões. Alguns participantes podem continuar a repetir-se em um determinado ponto como se a repetição fizessem outros comprarem a ideia. Este fato “come” a hora marcada para a reunião.
• Opondo-se à agenda principal da reunião, no início da reunião, leva a discussão infrutífera e perda de tempo.

Fonte: http://executivesecretary.com

A fim de dar solução duradoura para a questão acima, nós fornecemos sete dicas sobre a melhor forma de resolver os cinco fatores de desperdício de tempo em reuniões:

1. Planeje, defina e envie a agenda do dia para todos os convidados, 24 horas antes da hora marcada para o início da reunião.
   Isso ajudaria a garantir, de sua própria parte, que você tem um senso de direção e um roteiro para onde você está indo. Por parte dos convidados, isto irá dar-lhes tempo para deliberar sobre a agenda do dia e, possivelmente, reunir-se em privado para discutir coisa com você antes da reunião para que eles não venham a se opor a elas desde o início.
2. Sempre valorize o tempo dos seus convidados e mantenha o horário da reunião agendada.Se você não pode começar na hora agendada, certifique-se de que todos os convidados sejam notificados da mudança de horário. Isso ajudará a construir um espírito de consciência do tempo em sua organização.
3. Certifique-se de que você convidou as pessoas certas que podem colocar ideias em conjunto para alcançar um acordo conclusivo e produtivo. Vá até a lista da reunião novamente para garantir que todos os convidados tenham um propósito para cumprir e uma ideia para contribuir.
4. Agende a metade do tempo que você usa normalmente em reuniões anteriores e você ficará surpreso com o resultado.
5. Se você acha que estão começando a perder o interesse e atenção às suas discussões, discuta as necessidades mais prementes da agenda primeiro antes de ir para os pontos mais leves.
6. Certifique-se de que cada sub-item da agenda está totalmente concluída antes de passar para o próximo. Além disso, não conclua a reunião se um acordo não foi alcançado sobre o próximo passo a seguir.
7. Se precisar de mais ajuda, você pode ler livros sobre gestão de tempo, usar software de gerenciamento de tempo ou contratar um treinador de gestão do tempo.